LA STORIA IN BREVE
IL CLIENTE
Gruppo assicurativo
Il cliente è una società assicurativa facente parte di uno dei maggiori Gruppi assicurativi italiani.
Al suo interno, la società è composta da diverse specializzazioni.
GLI OBIETTIVI
Una intranet per migliorare l’organizzazione e la collaborazione aziendale
Un duplice obiettivo ha mosso la società verso la riprogettazione del portale intranet:
- rinnovare tecnologicamente la precedente piattaforma per supportare il lavoro delle persone,
- divenire parte attiva nella creazione di una Intranet aziendale piacevole e condivisa, che sapesse stimolare l’engagement degli utenti e la comunicazione Business to Employee.
LA SOLUZIONE
Un Digital Workplace creato dai dipendenti, grazie al Design Thinking
Le intenzioni della azienda erano perfettamente in linea con la nostra visione. Il nostro ruolo? Accompagnare il Gruppo alla trasformazione digitale dei processi interni, tramite una metodologia consolidata: il Design Thinking, approccio che parte dai bisogni delle persone e si concretizza in servizi digitali di valore.
Il risultato è un rinnovato portale intranet, realizzato con Liferay 7, che integra la gestione e organizzazione dei contenuti tramite delega (Content Management System e Knowledge Base), funzionalità di comunicazione e strumenti per supportare il lavoro quotidiano.
Il valore emerso è una piattaforma intranet coinvolgente e piacevole che trasla la vita e l’operatività aziendale sul digitale, ottimizzando i processi interni.
350
Dipendenti che utilizzano il portale
Co-design intranet: utenti come motore del cambiamento
Dal needfinding dei dipendenti alla realizzazione del portale, passando per il design e la progettazione: questo in sintesi è stato il percorso che abbiamo realizzato in stretta collaborazione con il cliente per realizzare la nuova Intranet Aziendale user-centered.
Nelle sessioni di design, il coinvolgimento diretto degli utilizzatori della intranet è stato il primo passo verso un Digital Workplace su cui costruire, innovare, migliorare, partecipare e condividere. Gli incontri di Design Thinking hanno consentito di evidenziare considerazioni inaspettate e portare novità che hanno scardinato la classica impostazione IT.
I 15 elementi emersi che i dipendenti cercano in una Intranet
5 bisogni principali
1. Facilitare l’esperienza lavorativa
2. Migliorare la collaborazione e l’innovazione aziendale
3. Aumentare la digitalizzazione interna
4. Semplificare l’organizzazione dei documenti
5. Gestire le informazioni relative alla sicurezza
5 bisogni specifici
1. Abilitare la personalizzazione delle attività
2. Condividere facilmente documenti
3. Ridurre i processi cartacei
4. Erogazione di contenuti strutturati
5. Diffondere comunicazione ufficiali
5 bisogni latenti
1. Lavorare in mobilità
2. Supportare la comunicazione aziendale
3. Rafforzare l’aggregazione e il senso di appartenenza aziendale
4. Efficientare i processi interni
5. Favorire la relazione tra colleghi e il coinvolgimento aziendale
«Attraverso un processo gestito sulla Intranet potremmo abbassare i tempi di approvazione da 4 giorni a uno»
Referente Marketing del Gruppo Assicurativo
Il nostro ruolo è stato non solo facilitare il cambiamento, ma anche essere un partner tecnologico per identificare un modello di evoluzione per la Intranet aziendale, sviluppando gli elementi che seguono.
Le 3 dimensioni utente
Corporate
Funzioni e informazioni di carattere istituzionale e a valenza aziendale
Ufficio
Condivisione della conoscenza, collaboration, feedback interni
Personale
Informazioni e attività che servono a svolgere le attività personali (recupero documenti, accesso applicazioni, organizzazione lavoro)
Le 3 funzioni della intranet
Comunicazione
Favorire il flusso informativo e diffondere il know-how aziendale
Operatività
Supportare la pianificazione del lavoro e facilitare l’accesso ai processi e alle risorse
Aggregatore sociale
Facilitare la relazione tra le persone e attivare soluzioni per il bene comune
Valutazione AS IS & TO BE
AS IS
Riorganizzazione dei contenuti e delle funzionalità AS IS, secondo una logica di utilizzo (UX).
TO BE
Identificazione delle funzionalità da sviluppare, considerando elementi quali onerosità (costi e tempi), impatto sull’organizzazione, ritorno economico e utilizzabilità.
Le 16 funzionalità per la intranet del Gruppo
1. Porting e mappatura dei contenuti esistenti.
2. Strutturazione dei contenuti e Knowledge Base per organizzarli e gestire la delega.
3. Introduzione di classificazioni per rendere più efficace la ricerca e la segmentazione dei contenuti.
4. Integrazione del sistema Single Sign On con il sistema interno per profilare utenti e gestire le autorizzazioni sui contenuti.
5. Motore di ricerca full-text e faceted per la raffinazione dei risultati.
6. Integrazione delle applicazioni dell’organizzazione.
7. Bacheca Sindacale.
8. Formazione e Staff Redazionale di riferimento per preservare la intranet.
9. Installazione e deployment su SO/DB/Application Server open source derivati più snelli.
10. MyApps in cui l’utente raggruppa e ordina le App e può scegliere l’ambiente che intende utilizzare.
11. Preferiti per raccogliere l’elenco delle preferenze, siano esse contenuti CMS, articoli di Knowledge Base o file.
12. News e avvisi di comunicazione strutturati con il CMS.
13. Sicurezza Informatica – GDPR (Lite) contenuti, notifiche con obbligo di lettura, inerenti informazioni importanti sulla sicurezza.
14. Funzionigramma: profilo utente, rubrica e ufficio per aumentare la conoscenza delle persone rispetto al sistema azienda.
15. Invio Mail (Engagement) e sistema di notifiche integrato con Liferay con stato di lettura delle stesse.
16. Form di raccolta feedback dagli utenti.
Le soluzioni adottate
Competenze e know-how
Co-design e Design Thinking
Sviluppo intranet aziendali
Progettazione portali intranet con Liferay
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