Content Hub per l'archiviazione documentale con Alfresco

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

Organizza i tuoi documenti in modo intuitivo

Content Hub combina un’organizzazione gerarchica dei contenuti ad una classificazione per metadati per trovare rapidamente tutti i documenti e permetterne la condivisione automatica all’interno dell’azienda.

Tra le principali funzionalità di Content Hub

Strutturazione a Librerie, Fascicoli, Cartelle e File
Operatività sull’archivio guidata da regole centralizzate
Automatismi di creazione, spostamento e notifica
Accesso gerarchico ai contenuti
Navigazione dinamica per metadati
Viste logiche di documenti e cartelle
Accesso facilitato a porzioni di archivio di altri utenti

Il vantaggi di Content Hub

Fascicolazione

Con Content Hub raggruppare i documenti in fascicoli diventa davvero semplice: definisci i metadati del fascicolo, archivia i documenti nelle sottocartelle create in automatico dal sistema e in pochi passi il tuo archivio sarà facilmente ricercabile.

Condivisione

Content Hub facilita la condivisione dei documenti archiviati tra i membri di un’organizzazione. Grazie, infatti, ai metadati di sistema e alle regole di condivisione mappate in fase di configurazione, i documenti diventano visibili agli utenti interessati.

Accesso costante

La strutturazione iniziale dell’archivio e la definizione delle regole di accesso permettono all’archivio di crescere all’infinito senza perdere la congruenza iniziale a favore della facilità di condivisione e alle politiche di sicurezza di accesso ai contenuti.

Usabilità

Si basa sul componente di Alfresco “Application Development Framework” che, aderendo ai più recenti standard in ambito di design delle applicazioni, favorisce l’usabilità e la facilità d’uso garantendo il piacere d’interazione tra utente e prodotto.

CONTENT HUB

Le funzionalità

Strutturazione a cartelle

L’organizzazione delle cartelle di Content Hub è strutturata in una modalità comune e familiare: Librerie, Cartelle Fisse, Fascicoli, Cartelle Automatiche e Cartelle intelligenti.

Metadati e automatismi

L’utilizzo dei metadati nei Documenti e nei Fascicoli facilita la ricerca, la classificazione, la rinomina automatica e l’impostazione della visibilità dinamica alla variazione dei valori.

Permessi di accessi capillari

Gli accessi alle varie entità documentali (Cartelle e File) sono guidati da regole di appartenenza a profili o da accesso gerarchico bottom-up ai contenuti.

Cartelle intelligenti

Con le Cartelle intelligenti (o Smartfolder) il sistema apre ai vari utenti profilati la visione su porzioni di archivio di altri utenti, rendendo non necessaria ogni altra forma di condivisione.

Archivio a servizi

Oltre ai servizi nativi di Alfresco, Content Hub dispone di servizi aggiuntivi integrabili con i sistemi esterni per governare la creazione e la manutenzione dell’archivio, la creazione di cartelle, l’archiviazione dei file e la ricerca di contenuti.

IL NOSTRO APPROCCIO

Analisi e progettazione dell’archivio e delle sue funzionalità

Se da un lato Content Hub segue una logica tradizionale di gestione dei contenuti a cartelle e sottocartelle, dall’altro si fonda su una serie di regole e comportamenti ben definiti che vincolano gli utenti verso azioni che mantengono l’archivio strutturalmente integro.

La struttura di Content Hub permette di progettare l’archivio in maniera efficiente in base al principio operativo di interscambio di informazioni e documenti tra gli utenti.

Mediante un percorso strutturato di analisi definiamo:

le peculiarità organizzative (utenti, ruoli, organigrammi e funzioni);
le caratteristiche dell’archivio (struttura di classificazione, metadati dei contenuti, funzionalità dell’interfaccia utente);
le regole di accesso alle diverse entità documentali da parte della struttura organizzativa;
le specifiche di integrazione dell’Archivio Documentale con il mondo esterno per: l’aggancio a basi dati che facilitino la valorizzazione automatica di metadati; l’integrazione tramite API con applicativi esterni come ERP o CRM che possono governare l’archiviazione e la ricerca delle entità documentali; l’interazione con sistemi di posta elettronica o di flussi documentali per import massivi.

Il repository documentale di Content Hub così strutturato diventa facilmente accessibile alle aree riservate dell’azienda, oltre che condiviso anche con soggetti esterni.

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Content Hub

La soluzione basata su Alfresco per l’archiviazione documentale, la catalogazione e la classificazione efficace dei documenti della tua organizzazione.