Cosa devi sapere sul Business Process Management

In questa fase di spinta sempre più accelerata verso la digitalizzazione serve adottare approcci orientati ai processi e a strumenti di Business Process Management con cui governare la complessità dei sistemi che sono sempre più articolati, interconnessi e progettati per raggiungere l’utente in ogni luogo.
Vediamo insieme cosa si intende esattamente per “gestione a processi” e quali benefici può portare a un’azienda, supportandone il percorso di trasformazione digitale.

Cos’è la gestione a processi

La trasformazione digitale è in atto da diversi anni e, accelerata dalla pandemia, porta alle persone e alle aziende grandi vantaggi di fruizione ed efficienza dei servizi che diventano sempre più digitali e raggiungibili anche da device sempre a portata di mano. Sia a livello personale che aziendale, è diventato possibile e comodo operare istantaneamente interagendo con servizi e piattaforme di diverso tipo, situate in ogni parte del mondo: lo abbiamo sperimentato con lo smart working, con l’interazione facilitata con piattaforme private e pubbliche e con l’utilizzo di servizi in maniera agevole, dove la complessità tecnica è stata nascosta all’utente perché gestita a monte.

Uno dei motti del prossimo API date cita “L’espansione della digitalizzazione ha aumentato la complessità delle architetture IT” e possiamo aggiungere che questo accade perché entrano in campo più tecnologie, più piattaforme, più soggetti che interagiscono tra di loro da luoghi e con device diversi in un contesto dove diventa fondamentale lavorare in sicurezza, con servizi che offrono la migliore esperienza utente, che siano compliant alle policy aziendali e alle regole normative.

La trasformazione è un percorso di cambiamento continuo per cui si impone la necessità del “governo del cambiamento” che permetta all’azienda di cogliere le continue nuove opportunità che la digitalizzazione offre senza rischi di restare indietro.

Lo strumento di gestione dei processi

È in questo contesto che diventa ancora più importante adottare e potenziare metodologie e strumenti per gestire in maniera efficiente queste continue interazioni tra sistemi e persone.
In questo quadro si distingue sicuramente l’approccio della gestione a processi mediante metodologie e strumenti di Business Process Management (o BPM) con i quali identificare, formalizzare, gestire, misurare, migliorare i processi aziendali che si innestano trasversalmente in questo percorso di trasformazione digitale.

Il BPM offre metodologie e strumenti per gestire la formalizzazione e l’automazione dei processi lavorativi in azienda: possiamo definire un processo come una sequenza di operazioni prestabilite che portano un documento/una lavorazione/un’informazione da uno stato iniziale a uno stato finale, passando per eventuali stati intermedi.

Le varie operazioni che compongono il processo si possono definire compiti o task e sono pensati per essere dati in carico ad attori diversi (persone, procedure o altri processi) i quali, con l’esecuzione del singolo compito, concorrono al completamento del processo all’interno di regole e tempi predefiniti.

Spesso la gestione dei processi prevede l’uso di strumenti utili alla loro definizione e formalizzazione, esecuzione ed eventuale monitoraggio e misurazione.

I principali benefici del Business Process Management

A seconda delle esigenze, degli obiettivi, degli strumenti che si hanno a disposizione, del grado di maturità e di sensibilità aziendale, l’impresa che voglia implementare dei processi di lavoro strutturati, deve studiare le soluzioni più idonee all’obiettivo.

In questo modo l’azienda in questione riuscirà a trarre molti benefici dalla gestione dei processi, alcuni dei quali sono:

Scenari di implementazione

Come abbiamo intuito, a seconda delle esigenze e dei diversi obiettivi che ci si propone, la gestione dei processi può essere fatta in maniera diversa e con strumenti diversi.

Nelle varie fasi di gestione del progetto, come ad esempio nella formalizzazione, esecuzione e misurazione, a titolo esemplificativo possiamo individuare tre diversi scenari di gestione:

1. Gestione manuale del processo

La gestione dei processi non richiede necessariamente strumenti specifici, difatti la formalizzazione può essere fatta manualmente su carta o utilizzando strumenti di disegno di flowchart generici nei quali rappresentare il flusso di task che si susseguono assegnati ai vari attori. L’esecuzione può prevedere attività come la creazione di file, invio di una mail, telefonata, scrittura di informazioni su varie applicazioni e la misurazione può essere fatta anche a campione tramite rilevazione di dati come le tempistiche su file Excel e analizzata con formule.

2. Integrazione di piattaforme a servizi

Sul mercato esistono molte soluzioni informatiche specializzate per la gestione dei processi (soluzioni di Process Management) con diverse caratteristiche.

In contesti dove sia necessario innestare i processi su più applicativi o dove sia necessario sviluppare interfacce di interazione con un certo grado di complessità, vengono adottate piattaforme di Business Process Management che si occupano di fare da “motore” dei processi rendendone disponibili le informazioni tramite API facilmente agganciabili a tipologie applicative o di servizi eterogenee.

In questo caso il “motore” si occupa di:

• Censire i modelli di workflow con tutte le caratteristiche la cui formalizzazione sarà fatta da strumenti di editing specifici che producono modelli basati su standard, per esempio in formato BPMN;
• Gestire l’esecuzione delle istanze di workflow dalla partenza alla chiusura e tracciare le attività degli attori legate ai singoli task memorizzando tutte le informazioni di esecuzione;
• Rendere disponibili in maniera strutturata tutte le informazioni di esecuzione utili alla misurazione di performance e qualità dei processi.

In diversi contesti Intesys utilizza come “motore” la piattaforma open source Activiti che permette nei progetti di design to deliver di sviluppare soluzioni ritagliate su misura per le esigenze del cliente.

3. Utilizzo di strumenti completi

Esistono poi altre piattaforme di Business Process Management pensate per offrire tutte le funzionalità di progettazione, disegno, esecuzione, analisi dei dati in un unico strumento con il fine di rendere il più possibile l’azienda autonoma in tutte le attività. Nella nostra lunga esperienza nel mondo Alfresco Enteprise e Activiti Enteprise segnaliamo il prodotto Alfresco APS.

Queste piattaforme di Business Process Management sono in genere molto costose ma più complete rispetto ad altre soluzioni, perché da un lato rendono l’azienda pressoché indipendente nel predisporre i processi e le eventuali interfacce di interazione con l’utente, e dall’altro possono essere facilmente integrate in altri ecosistemi applicativi, anch’esse tramite API.

In conclusione, possiamo affermare che il BPM non è solo un insieme di scenari, soluzioni e flussi di operazioni: in questo contesto di digital transformation si presenta come uno strumento strategico per rispondere in modo efficace ai cambiamenti del mercato e alle esigenze degli utenti.