Generazione PDF, firma digitale e archiviazione sostitutiva: perché adottare un approccio componibile

Molti processi di business, anche core, richiedono la creazione e la gestione di documenti di diversa natura. Si pensi a una richiesta di finanziamento in ambito bancario, all’apertura e alla gestione di una pratica di sinistro per un ente assicurativo, a un contratto di compravendita immobiliare o, all’interno dell’azienda, a tutta la relazione con il dipendente, dall’assunzione alla conclusione del rapporto di lavoro. Poter contare su singole funzionalità di business riutilizzabili, chiamate Packaged Business Capablities, permette alle aziende di attingervi ripetutamente da diversi applicativi, semplificando enormemente l’integrazione dei processi documentali.

L’efficienza e la digitalizzazione dei processi

I processi documentali possono essere molto complessi e onerosi da gestire, sia in termini di tempo che di costo. A prescindere dal settore e dal processo in questione, l’obiettivo che le aziende si pongono è sempre l’efficienza; è quest’ultima, infatti, ad aver spinto le imprese nel percorso a tre fasi della dematerializzazione documentale, della digitalizzazione e dell’automazione, che oggi sta diventando sempre più intelligente a causa dell’evoluzione tecnica sottostante (AI).

Generazione PDF, firma digitale e archiviazione

Gestire un processo documentale in modo efficiente è una sfida in piena regola, perché non ce n’è uno uguale all’altro: l’acquisto di un’automobile si discosta dalla richiesta e dall’autorizzazione a un finanziamento, dalla gestione di una pratica di sinistro o di recupero del credito. Eppure, buona parte dei business process ha degli elementi operativi in comune, in particolare:

• La generazione di documenti e/o contratti, solitamente in PDF;
• L’apposizione, sui documenti, di una certa tipologia di firma elettronica. La più diffusa è quella digitale, che presuppone il coinvolgimento di soggetti qualificati ed è la più solida in caso di contestazione;
• I documenti, inoltre, devono essere archiviati a norma per preservare il proprio valore legale. Si parla anche di conservazione (o archiviazione) sostitutiva trattandosi della procedura alternativa a quella da sempre adottata per i documenti cartacei. La normativa (AgID) prescrive una serie di requisiti atti a garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del documento elettronico archiviato.

Quale approccio adottare?

Volendo ottimizzare un processo di business, per esempio l’apertura e la gestione di una pratica di sinistro, le aziende devono innanzitutto conoscere e valutare la propria situazione attuale.

• Il processo ha già un’applicazione che lo supporta in modalità end-to-end?
• È sufficientemente scalabile per gestire l’eventuale crescita del business?
• Le fasi della generazione PDF, della firma digitale e dell’archiviazione sostitutiva sono integrate e gestite dall’applicazione? Sono scalabili e recepiscono rapidamente tutte le evoluzioni tecniche, come le nuove versioni dello standard PDF, e quelle normative come le nuove specifiche per la firma digitale?

Sulla base delle risposte a questi interrogativi, e ad altri più specifici, l’azienda può decidere di realizzare un nuovo applicativo ad hoc o di potenziare quelli esistenti; in entrambi i casi, dovrà procedere con un approccio votato alla compliance, alla rapidità e all’efficienza d’integrazione. Ed è per questo che il paradigma delle Composable Architecture, basata su componenti software indipendenti e riutilizzabili (Packaged Business Capabilities o PBCs) è una vera e propria soluzione per le aziende moderne.

Packaged Business Capabilities per integrare i processi documentali

Le Packaged Business Capabilities (PBCs) sono componenti software indipendenti, modulari e riutilizzabili che rispondono a specifiche funzionalità di business e operano in sinergia con il parco applicativo esistente tramite chiamate API.

Le PBC sono progettate in ottica componibile, ovvero per essere integrate con altre PBC e con l’architettura IT aziendale al fine di migliorare e accelerare l’esecuzione di processi aziendali chiave, come tutti quelli citati in questo articolo.

L’adozione di un approccio componibile offre vantaggi significativi alle aziende, sia dal punto di vista del business che dell’IT.

• Lato business, l’architettura componibile rende le organizzazioni molto più agili di un tempo, ovvero dà loro la capacità di adattarsi, di evolvere e di rispondere con rapidità alle mutevoli esigenze del mercato. Tutto ciò, con la massima efficienza, ovvero senza sprechi di risorse finanziarie e di tempo.
• Lato IT, semplifica la gestione e la manutenzione delle soluzioni software, riducendo la complessità dei sistemi e migliorando la scalabilità e la flessibilità dell’infrastruttura tecnologica. Ciò si traduce in una maggiore efficienza operativa, minori costi di gestione e una migliore allocazione delle risorse IT.

Nel macrocosmo della digitalizzazione dei processi di business, poter contare su singole PBC dedicate alla generazione online di PDF, ma anche all’apposizione e alla gestione dei processi di firma e all’archiviazione sostitutiva fornisce alle imprese tre pilastri che accomunano svariati processi di business, permettendo loro di attingervi ripetutamente da diversi applicativi, nella certezza che tali moduli siano sempre allo stato dell’arte sotto il profilo tecnico e dell’aggiornamento normativo. L’effetto di semplificazione è enorme.

Il nostro approccio in ottica di composable enterprise

In Intesys, abbracciamo l’approccio componibile come il futuro dell’IT e, di conseguenza, del business. La composable enterprise, infatti, sta rivoluzionando la forza lavoro in vari modi: richiede l’allineamento degli obiettivi tra gli IT leader ed il business, favorisce una collaborazione più rapida tra diversi dipartimenti aziendali, esplora metodologie di gestione alternative per facilitare i cambiamenti rapidi e rende indispensabili partner tecnologici aggiuntivi e specifici per le applicazioni.

Abbiamo quindi realizzato, e mettiamo a disposizione delle aziende, un vero e proprio ecosistema di Packaged Business Capabilities, tra cui quelle dedicate all’integrazione dei processi documentali:

• PBC PDF Maker, per la document composition e la generazione online di documenti PDF;
• PBC Sign, che gestisce l’integrazione dei processi di firma interfacciandosi con il provider qualificato, Namirial;
• PBC Arch, che gestisce l’integrazione del sistema di archiviazione sostitutiva a norma di legge di Namirial.

Le nostre PBC, basate su tecnologie Cloud Native, si adattano a diverse strategie di integrazione. Infatti, possono essere gli elementi costitutivi (i cd. Building Blocks) di nuove applicazioni realizzate ad hoc per gestire i processi di business, ma possono anche potenziare un ecosistema applicativo esistente, fornendo nuove funzionalità o sostituendo quelle integrate nelle applicazioni in uso in quanto non sufficientemente performanti.

Anche il nostro ruolo è studiato in ottica di massima flessibilità, adattandosi alle esigenze concrete e alla disponibilità di competenze di ciascun cliente. Mettiamo a disposizione delle aziende le nostre PBC nella piattaforma di Application Composition Entando, di cui siamo partner, ma possiamo anche affiancare l’azienda e farci carico dello sviluppo applicativo, adottando nel migliore dei modi l’approccio architetturale componibile.

Ti interessa valutare l’integrazione dei processi documentali con le PBC di Intesys?