Dalla dematerializzazione al documento liquido

Gestire la trasformazione digitale evitando la frammentazione delle informazioni e delle procedure

La digitalizzazione ha determinato un cambiamento radicale nelle nostre aspettative, in alcuni casi una vera e propria rivoluzione: come è successo per le fotografie o la musica, ora sta accadendo anche per la nostra interazione con i documenti. Anche per i documenti, come per la musica, non ci interessiamo più al supporto ma solo alla sostanza che, nel caso dei documenti, è rappresentata dai dati in essi contenuti, tanto che, per usare un’immagine metaforica, possiamo parlare di documento liquido.

Il processo era cominciato da molto tempo ma alcuni elementi normativi, ambientali e di opportunità organizzativa ne hanno fatto accelerare la corsa in modo sorprendente. In modo particolare, stanno contribuendo al cambiamento alcuni fattori come:

• la fattura elettronica e l’affermarsi delle tecnologie di firma digitale;
• l’aumento delle transazioni e del commercio sul web con le conseguenti nuove procedure digitali;
• la ricerca di snellezza nella gestione dei processi e nella collaborazione (collaborazione non solo interna alle organizzazioni ma sempre di più estesa a fornitori e clienti);
• l’aspettativa da parte degli utenti di poter interagire in tempo reale e in mobilità.

Tutti ormai hanno una soluzione documentale legacy più o meno evoluta e spesso non si sente più il bisogno di investire in questa direzione. Il tema sembra in declino, come sono in declino i documenti stessi, ma in realtà mai come ora è centrale l’importanza di un sistema efficiente di ECM. Si sono manifestati, infatti, nuovi e più articolati bisogni legati ai processi di digitalizzazione. Solo che la definizione “gestione documentale” è un po’ stretta per comprenderli e a volte sfugge la sua importanza.

Il rischio di non considerare questi “documenti liquidi” al pari dei documenti tradizionali è soprattutto quello di non prevedere modalità standard ed omogenee di gestione. Ne consegue che spesso si affrontano i singoli progetti che coinvolgono procedure digitali senza una strategia uniforme di gestione, creando costose e dannose frammentazioni.

Al fianco dei sistemi tradizionali per la gestione dei documenti amministrativi legati agli ERP troviamo, per esempio: un repository per alimentare ogni APP; un sistema o servizio per gestire la fattura elettronica; una applicazione per automatizzare la ricezione e l’invio di documenti dal portale; una applicazione che dialoga con il service esterno per la conservazione; uno strumento di office collaboration e uno per la sincronizzazione e la condivisione di file; una directory che raccoglie moduli e modelli di documenti; un sistema per i documenti e le procedure di backoffice dell’e-commerce; app e processi per la gestione di  reti di operatori esterni (agenti, installatori…); soluzioni per il DAM e per l’ufficio tecnico e la qualità e…  e si potrebbe andare avanti all’infinito.

Ogni procedura produce dati e informazioni – magari non strutturati in forma di documento – che devono sottostare a regole di gestione, archiviazione, ricerca, conservazione, trattamento legale e fiscale. Informazioni e dati che vanno condivisi e processati, per cui è necessaria una strategia consapevole e trasversale. Quindi è strategico dotarsi di strumenti su cui consolidare il maggior numero possibile di contenuti e processi, per diminuire la complessità architetturale e i rischi e i limiti che comportano i silos chiusi di dati.

Quindi è evidente il vantaggio di utilizzare sistemi di document management come Orange ECM basati su Alfresco, che garantiscono ampia copertura applicativa per consolidare il maggior numero di procedure. Hanno il BPM integrato e sono basate su sistemi aperti e integrabili (per operare con portali, piattaforme di e-commerce, strumenti di office collaboration, sistemi di firma e sottoscrizione per supportare le transazioni digitali, dialogare con il mondo Mobile).

Per la tua trasformazione digitale hai una strategia uniforme e un sistema che ti permette di consolidare più bisogni o ti sei riconosciuto nello scenario frammentato: una procedura un repository?