Come sta andando il tuo progetto di trasformazione digitale?

In questi anni molte organizzazioni stanno intraprendendo progetti di trasformazione digitale trovandosi ad affrontare nuove sfide e criticità rispetto ai precedenti progetti software tradizionali.

• Marketing e Business diventano i principali stakeholder che, affiancati dall’IT, guidano l’avanzamento dei progetti digitali.
• Approcci innovativi come il Service Design, il Design Thinking e la User Experience rinnovano i processi di gestione di un progetto innovativo, aggiungendosi in fase di analisi e coinvolgendo tutti gli stakeholder.
• La fase di sviluppo diviene quindi più complessa, vede l’interazione dei ruoli di progetto e prevede una serie di iterazioni per permettere di imprimere i cambiamenti necessari al raggiungimento degli obiettivi.

La gestione di questa tipologia di progetti richiede l’adozione di una metodologia dinamica e di strumenti in grado di gestire la crescente complessità.

Come sta andando il progetto? Conoscere per governare

Un progetto di trasformazione digitale non è statico e lineare, ma evolve dinamicamente in base alle esigenze.
In questo contesto, una delle difficoltà maggiori riscontrata dai nostri clienti è conoscere lo stato effettivo del progetto:

• a che punto si è arrivati?
• quale fase si sta affrontando?
• quali sono le difficoltà per intervenire nel momento più opportuno?

Il rischio è di prendere decisioni tardive e incorrere in re-work, cambi di idee, scelte sbagliate, aumentando considerevolmente i costi e non riuscire a rispettare le scadenze.

La complessità della comunicazione

Un’altra criticità emersa nei progetti di trasformazione digitale è la proliferazione delle linee di comunicazione da gestire con i molteplici interlocutori: l’email è spesso usata come strumento principale di comunicazione, ma dimostra velocemente la sua inefficacia in progetti complessi: se all’inizio risulta semplice e comoda, perché abbiamo poche informazioni da scambiare e qualche documento, dopo qualche tempo il numero delle email cresce esponenzialmente e cresce il numero di documenti scambiati e le loro versioni e revisioni. Risulta quindi sempre più difficile trovare le informazioni corrette e si rischia di perdere tantissimo tempo nella gestione per ricostruire informazioni precise, compromettendo l’efficacia del processo.

Come migliorare questi due aspetti?

In questi anni abbiamo affinato una modalità efficace per affrontare i progetti mutuando una serie di concetti chiave dalle metodologie agili, che permettono:

• di costruire e mantenere una relazione stretta tra stakeholder e team e tra referente del cliente e project manager,
• la co-partecipazione del cliente nella programmazione delle attività e nella gestione dei rilasci intermedi (iterazioni),
• di valorizzare i feedback, le comunicazioni e l’apprendimento reciproco tra cliente e team di lavoro, per decidere insieme come far virare il progetto per raggiungerne gli obiettivi.

Una metodologia non può funzionare se non è supportata da strumenti che la implementano, altrimenti diviene inefficiente e difficilmente si otterranno i risultati sperati.

Il Customer Portal è lo strumento che abbiamo disegnato e costruito appositamente per il coinvolgimento dei clienti durante la fase di realizzazione dei progetti.

Tramite questo strumento, il cliente riesce a:

• verificare nel dettaglio la programmazione delle user story (requisiti utente) che si stanno sviluppando in una determinata fase di progetto, condivisa prima dell’inizio della fase, e a conoscerne in ogni momento lo stato di avanzamento.
• interagire efficacemente attraverso il portale nel contesto della singola user story, evitando l’uso della email. Ad esempio, è possibile integrare la documentazione, porre domande o considerazioni al team sulla user story e attivare uno scambio di messaggi, evitando di riversare tutte queste informazioni in lunghissimi thread di email.

 Scopri i metodi a supporto dello sviluppo software

Per raggiungere gli obiettivi di qualsiasi progetto è fondamentale avere una metodologia.
Noi di Intesys abbiamo consolidato la nostra: crediamo che il coinvolgimento del cliente durante tutto il ciclo di vita del progetto sia non solo importante ma che abbia un ruolo fondamentale nel successo del progetto stesso.

Tramite il Customer Portal il cliente ha un maggior controllo sull’andamento del progetto: ha un riscontro immediato sulla programmazione delle attività, ha una overview generale della situazione e può comunicare efficacemente evitando di utilizzare le email per questo scopo.