Le norme sulla digitalizzazione nella PA: onere o opportunità?

Duemilioniseicentoventicinquemila le fatture gestite elettronicamente dalla PA solo nello scorso mese di luglio.

Moltiplicando questo numero per la media di fogli di cui è composta una fattura o per i secondi o minuti di attività umana necessaria alla loro gestione, o per qualsiasi parametro legato alla gestione dei documenti, si ottiene sempre una grandezza vertiginosa e ancor di più se proiettata in un anno o in un decennio.

Ma per le potenzialità della digitalizzazione questo ancora è niente e la normativa italiana preme ancora sull’acceleratore.

Le regole tecniche per il Protocollo Informatico contengono, infatti, l’indicazione che le Pubbliche Amministrazioni dovranno avere processi interamente dematerializzati e ottemperare ai relativi obblighi di conservazione digitale.

Queste novità normative, soprattutto se vissute come imposizione e realizzate alla bell’e meglio o con strumenti e metodi inadeguati, possono generare disservizi o perdita di efficienza ottenendo l’effetto diametralmente opposto a quello che si propongono.

Un esempio che sa di paradossale, ma che invece si riscontra nella quotidianità, è che risulta veramente inefficace continuare a stampare una fattura quando questa si presenta in formato elettronico, cioè scritta sotto forma di codice difficilmente interpretabile e estremamente prolisso. Ma senza gli strumenti adeguati può diventare l’unico metodo per trattarla.

La chiave per interpretare questo cambiamento è che non dobbiamo più pensare semplicemente di trasformare la carta in pdf a parità di metodi di gestione, ma dobbiamo ripensare i processi e le procedure direttamente sui nuovi strumenti e formati perché possano beneficiare della snellezza, immediatezza, leggerezza proprie delle procedure elettroniche. E allora:

I documenti saranno elettronici dalla nascita.
I moduli saranno sostituiti da form web anche a disposizione on-line.
Le procedure saranno veicolate da workflow.
La parola d’ordine sarà automatizzare per scaricare le persone da lavori inutili e procedure eccessivamente burocratizzate.

È chiaro che con il cambiamento dei paradigmi di gestione cambieranno anche gli accorgimenti e gli adempimenti da mettere in campo per il giusto e sicuro trattamento delle informazioni. Ed è per questo, infatti, che ancora una volta la normativa, seguendo quello che consigliamo ai nostri clienti da tempo, evidenzia la necessità di individuare i responsabili dei contenuti digitali e di redigere dei manuali di gestione. E non lo fa così tanto per caricare di responsabilità qualche dirigente a titolo di capro espiatorio in caso di perdita di informazioni, ma perché il momento in cui si redigono manuali e si riscrivono le procedure deve diventare un momento di riflessione e analisi guidato da figure e metodi con la giusta visione orientata al miglioramento.

Noi accogliamo con grande favore queste indicazioni normative perché ne conosciamo i benefici, che misuriamo ormai da molti anni, e perché abbiamo la sensazione che il legislatore stia seguendo la direzione giusta per una amministrazione più snella, moderna ed efficiente.

Se anche per voi queste normative non vanno subite come inutili nuovi adempimenti, ma possono essere l’occasione per il cambiamento, vi invitiamo a contattarci anche solo per una chiacchierata sugli strumenti e metodi che abbiamo sviluppato per valutare il grado di digitalizzazione di una organizzazione o per realizzare i progetti di dematerializzazione (dal protocollo, alla gestione della fattura, agli sportelli utenti digitali con firme grafometriche, ai servizi di dematerializzazione degli archivi, alla gestione di flussi di lavoro…).

Buon lavoro a tutti i fautori e contributori della digitalizzazione.