Progettare una intranet aziendale user-centered in 7 passi

Per parlare di intranet, prendo in prestito da Ingvar Kamprad (fondatore di IKEA) una delle citazioni più chiare e semplici sul tema:

“Make sure to have your workplace close to reality”  

In questa frase Kamprad racchiude l’intento fondamentale che dovrebbero avere le intranet aziendali: costituire un ambiente digitale fedele alla realtà in cui le persone possano comunicare agevolmente tra loro, organizzare le attività lavorative, conoscere i colleghi e l’ambiente aziendale, condividere informazioni e competenze.  

Per rappresentare al meglio la realtà di un’organizzazione, il punto di partenza sono le persone stesse che ne fanno parte. Come? Attraverso un processo di progettazione user-centered in cui i bisogni e le aspettative dei dipendenti sono considerati come fondamentali nello sviluppo del progetto.  

Chi coinvolgere e in che modo?

Le intranet aziendali evolute, chiamate anche “Digital Workplace”, sono ambienti digitali che aggregano informazioni e servizi in risposta ai bisogni dei lavoratori ed erogano funzionalità che permettono agli utenti di: 

• svolgere le attività di tutti i giorni, 
• soddisfare i bisogni degli impiegati e la collaborazione tra i lavoratori,  
• migliorare i processi di comunicazione e quelli organizzativi, aumentando di conseguenza la produttività aziendale e favorendo il business.  

 Scopri 3 casi studio

Nella realizzazione di una intranet aziendale confluiscono molteplici esigenze e preferenze, in base alle diverse abitudini e ai comportamenti dei lavoratori. Progettare una intranet aziendale partendo da queste esigenze è la chiave strategica per sviluppare una piattaforma utile e condivisa.  

È importante coinvolgere tutte le persone che avranno a che fare con lo strumento e che avranno il compito di mantenerlo attivo e coinvolgente nel tempo. 

L’applicazione del Design thinking e più in generale di un approccio user-centered design permette di coinvolgere le persone strategiche nel processo di cambiamento, progettando in condivisione una intranet funzionale ed efficace, che diventa il punto di incontro tra molteplici esigenze e mindset, diverse abitudini comportamentali e culturali.  

Vediamo come fare step by step.

Intranet aziendale: 7 passi per coinvolgere i dipendenti

1. L’avvio di un progetto di realizzazione di una intranet aziendale deve partire con una fase analitica in cui vengono individuati e coinvolti gli stakeholder del progetto e i responsabili della intranet attraverso una serie di interviste esplorative per conoscere le necessità reali degli utenti e gli obiettivi di business.
2. Successivamente vengono svolti workshop allargati di design thinking e co-design in cui vengono coinvolti anche i dipendenti finali con l’obiettivo di mappare in maniera ampia tutto il panorama di informazioni e servizi utili all’utente finale. Per raccogliere questo tipo di insights, si procede con una serie di attività quali empathy map, whole platform game, stakeholder analysis, who/do, personas, che permettono di esplorare nel dettaglio gli utenti e la loro quotidianità lavorativa (e non).
3. Per completare il quadro, si procede individuando e mappando tutti i sistemi di interazione dei dipendenti per comprendere in che modalità gli utenti interagiscono con i diversi touchpoint aziendali (cutomer/employee journey mapping) fisici e digitali.
4. Per arrivare alla fase di convergenza, in cui tutto il team deve tendere ad una visione comune, viene fatta una matrice di priorità (impact/effort analysis) in cui, con il team di sviluppo, vengono identificate le funzionalità più importanti da implementare.
5. Una volta ottenuta una panoramica completa delle dinamiche in atto, segue la parte di co-design: è imprescindibile iniziare dall’architettura dell’informazione e per questo vengono svolte attività come il card-sorting o il treejack analysis, capaci di identificare una struttura logica e la categorizzazione delle informazioni all’interno della intranet. Successivamente si passa ad altre tipologie di design cooperativo come lo storyboarding, sketch design, paper prototyping grazie alle quali il team responsabile della intranet, affiancato dal designer, inizia a dar forma a quella che sarà il portale intranet finale.
6. Durante la fase di design e di prototipazione esistono diversi momenti di confronto iterativi e di valutazione. Per questo, al termine della fase di prototipazione, spesso si svolgono test di usabilità con gli utenti finali per valutare l’attinenza e la coerenza delle scelte di design con le aspettative degli utilizzatori finali.
7. Al termine di queste 6 fasi di analisi e progettazione, si passa alla parte di visual design e successivamente allo sviluppo tecnologico della intranet. La fase di visual design prevede una prima analisi del brand e delle sue caratteristiche stilistiche (font, colori, pattern grafici, ecc…) e, successivamente, la definizione di un design system completo di tutti gli elementi UI che costituiranno la intranet e che saranno implementati nello sviluppo tecnologico.  

Partire dall’utente e dai suoi bisogni è imprescindibile, soprattutto quando si parla di intranet. Questo approccio consente di identificare le soluzioni che incontreranno le aspettative, le abitudini, i valori e le necessità delle persone che utilizzeranno quotidianamente questo strumento.
Solo fornendo una piattaforma semplice, utile, usabile, aperta alla condivisione e funzionale alla realtà di tutti i giorni sarà possibile migliorare le condizioni dei lavoratori e, di conseguenza, la loro produttività. 

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