La trasformazione digitale in tutte le sue sfumature è di grande attualità anche nella Pubblica Amministrazione, tanto che, sia nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) che nella circolare del Ministro Bongiorno si fa riferimento ad una specifica competenza e responsabilità sulla cosiddetta Transazione Digitale.
In quale contesto ci muoviamo quando parliamo di digitalizzazione della PA? Quali sono i pre-requisiti in tema di documentale e di protocollo per poter progettare un sano percorso di trasformazione?
Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione: il quadro di riferimento
Esistono diversi riferimenti normativi per inquadrare il perimetro in cui l’Amministrazione deve progettare la propria digitalizzazione: le indicazioni di AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) o gli indirizzi tracciati dal Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione, in cui sono evidenziati alcuni aspetti chiave sulle caratteristiche che deve possedere l’azione di trasformazione.
Se la visione a medio e lungo termine è ben definita, allo stato attuale – in Italia – il quadro della trasformazione digitale è ancora a tinte fosche.
Le posizioni in cui si classifica il Paese nel DESI (Digital Economy and Society Index) non sono incoraggianti: un quartultimo posto in assoluto e un ultimo posto per livello di utilizzo da parte dei cittadini dei servizi messi a disposizione on line dall’Amministrazione Pubblica.
Inoltre, il Report della Commissione Parlamentare d’inchiesta sul livello di digitalizzazione e innovazione della PA evidenzia una scarsa conformità alla normativa e una grande distanza dalle indicazioni del piano triennale.
Analizzando nel dettaglio il report emerge una discrepanza significativa.
Se da un lato si evidenzia un discreto risultato da parte delle Amministrazioni nella pubblicazione di servizi verso il cittadino (front-office), dall’altro raramente corrisponde altrettanta efficienza nelle fasi di back-office.
Nella fase di back-office sopravvivono moltissimi processi cartacei con firme autografe, bolli o meccanismi ereditati che non sono stati riprogettati e adeguati all’efficienza e all’immediatezza richiesti dal sistema digitale.
Questa mancanza di digitalizzazione del processo di back-office, di fatto, è spesso la causa della scarsa efficacia dei servizi esposti al cittadino che non trovano il loro naturale completamento una vota presi in carico dal personale dell’Ente.
Per sanare questa mancanza di continuità tra servizi esposti e loro gestione di back-office, in considerazione del fatto che i procedimenti di una PA si fondano quasi sempre su documenti e atti scritti, è necessario intervenire sui sistemi di protocollo e gestione documentale come primissimi elementi da irrobustire e adeguare ai principi della Digital Transformation.
Le 3 caratteristiche del sistema documentale e del protocollo che abilitano alla trasformazione digitale
Oggi, documentale e protocollo, non possono essere degli archivi chiusi con funzioni proprietarie volte esclusivamente all’adempimento dei formalismi archivistici, ma devono:
- essere pensati come un componente di un processo più ampio,
- essere in grado di interoperare con altri sistemi,
- consolidare ambienti documentali eterogenei
- far convergere processi digitalizzati con procedure cartacee.
Per sintetizzare, possiamo ridurre a 3 le caratteristiche fondamentali di un sistema documentale e di protocollo abilitanti alla trasformazione in chiave digitale:
1. Gestione documentale estesa (Enterprise Content Management).
Il documentale deve rappresentare un unico punto di accesso per la gestione uniforme di tutti i contenuti dell’ente. Oltre alle funzioni standard di protocollazione, classificazione e distribuzione dei documenti deve essere in grado di aggregare e gestire i contenuti di tutto l’ente con l’efficienza e l’ampia copertura gestionale propria di una piattaforma di Enterprise Content Management.
2. Interoperabilità e integrazione
In un ecosistema eterogeneo di applicazioni che possono produrre o “consumare” contenuti – come ad esempio App o portali, processi documentali, software dipartimentali fino a strumenti trasversali tra più enti o aree organizzative – l’architettura a servizi deve esporre funzioni facilmente fruibili e i contenuti devono essere raggiungibili e condivisibili con tutto l’ecosistema applicativo.
(Interoperabilità utile anche per aderire a progetti nazionali come IO.Italia, la piattaforma predisposte dal Team Digitale che si propone di aggregare contenuti provenienti da tutti gli enti e riferiti ad un cittadino).
3. Workflow e Business Process Management integrati
La protocollazione in ingresso e la protocollazione in uscita sono rispettivamente l’inizio e la fine della gestione di un’istanza.
La gestione dei flussi documentali definisce cosa succede a valle e a monte di questi momenti. Deve essere possibile seguire un procedimento attraverso un flusso che veicoli le informazioni e guidi gli utenti nell’interazione con le varie fasi del processo. È necessario quindi che un sistema documentale abbia integrato un motore di Business Process Management con la possibilità di implementare flussi per tutte le procedure e per la composizione collaborativa, l’approvazione e la firma di documenti.
Valuta la maturità del sistema documentale con il Maturity Model Test
In conclusione, oltre agli aspetti architetturali e di copertura applicativa visti fin qui in un progetto ben impostato, è fondamentale prevedere e mettere in pratica anche i principi dello Human Centered Design.
Questo approccio è utile per essere certi di ridisegnare servizi e procedure realmente rispondenti ai bisogni e alle aspettative degli utilizzatori recuperando quell’attenzione alla centralità delle persone propria della Digital Transformation.
Per questo abbiamo messo a punto un sistema di autovalutazione che abbiamo chiamato Maturity Model Test per permettere alle amministrazioni di analizzare rapidamente lo stato del proprio sistema documentale.
Il kit di autovalutazione analizza 4 dimensioni, tenendo in considerazione tutti gli aspetti di un sistema documentale:
- quello organizzativo che comprende i ruoli e le persone responsabili dei processi,
- l’esperienza d’uso che valuta il livello di efficienza riferito agli utenti,
- il livello di automazione dei processi
- il grado di evoluzione dell’architettura.
Scarica il Maturity Model e valuta il tuo sistema documentale
Ci farebbe molto piacere ricevere tuoi commenti sul test e sulle eventuali evidenze che il suo utilizzo ha fatto emergere nella vostra organizzazione.
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