In un contesto di distanza fisica, come quello indotto dall’emergenza COVID-19, la digitalizzazione dei processi aziendali diventa sempre più prioritaria per garantire la continuità delle attività e proteggere il business. In tal senso, la firma elettronica svolge il ruolo di alleato strategico dei processi, evitando vincoli o blocchi rischiosi per il business e garantendo al contempo velocità e sicurezza.
Ne è un esempio il processo di firma elettronica degli accordi di riservatezza (Non-Disclosure Agreements), che consente di migliorare l’efficienza e mantenere la tracciabilità dei documenti confidenziali.
Perché sono importanti gli NDA?
Gli accordi di riservatezza, conosciuti anche come accordi di non divulgazione o NDA, sono utilizzati in molteplici situazioni in cui si è costretti a condividere informazioni confidenziali: si pensi alle trattative avviate con fornitori, investitori e consulenti o alla gestione dei rapporti con i propri dipendenti.
Nella prassi questi accordi sono sempre più diffusi per tutelare le informazioni riservate dell’azienda sia nei rapporti con stakeholder esterni che interni all’organizzazione.
Stakeholder esterni: durante le trattative di business, i partner scambiano tra loro informazioni riservate, dati e documenti non destinati alla diffusione esterna. In questi casi, per tutelare la sicurezza delle informazioni, è fortemente consigliato di:
- documentare l’accordo con evidenza significativa in merito alla riservatezza di informazioni confidenziali con terze parti;
- vincolare i subcontraenti e i consulenti alla segretezza.
Stakeholder interni: la tutela delle informazioni di trattativa e di business con i dipendenti è importante tanto quanto la confidenzialità con i partner esterni. A tal proposito, la Direttiva UE 2016/943 (o Direttiva sul Know-How) disciplina la protezione del know-how e dei segreti commerciali contro l’acquisizione, l’utilizzo o e la divulgazione illecita.
Affinché un’informazione possa costituire un segreto commerciale, la direttiva richiede che, oltre a non essere generalmente nota o facilmente accessibile, sia stata sottoposta a ragionevoli misure di segretezza da chi ne ha il legittimo controllo. Per andare incontro a tale requisito, molte aziende ora devono agire per sottoscrivere accordi di riservatezza aggiornati che riportino prove significative.
Parallelamente, il regolamento UE 2016/679, noto anche come GDPR, stabilisce che i dipendenti sono vincolati al trattamento riservato dei dati personali e alla protezione dei dati riservati in relazione al loro trattamento. I membri dell’azienda sono così vincolati al segreto professionale.
Gli accordi di riservatezza possono essere conclusi anche oralmente, tuttavia è preferibile farlo in forma scritta: in caso di un dibattito, infatti, è cruciale per l’organizzazione poter provare che essi sono stati stipulati effettivamente e che quindi siano verificabili.
I vantaggi della firma elettronica negli accordi di riservatezza
Oggi la maggioranza degli accordi di non divulgazione viene ancora stampata su carta, firmata a mano e conservata in archivi cartacei. Alcune aziende scansionano il documento, lo archiviano digitalmente o distruggono l’originale cartaceo, ma il processo rimane in ogni caso complesso, costoso e dispendioso in termini di tempo, oltre a non essere sostenibile a livello ecologico.
In questo momento storico in cui la distanza fisica è imprescindibile, il sistema di firma su carta rischia di bloccare le transazioni di questi documenti. La procedura della gestione del cartaceo, infatti, mette a rischio non solo la sicurezza di dipendenti e di stakeholder esterni, ma anche il processo stesso attraverso:
- l’impiego illecito di informazioni sensibili;
- il blocco dei processi aziendali;
- la manipolazione degli accordi;
- la mancata tutela della privacy.
Grazie ai moderni sistemi di firma elettronica l’iter può essere invece notevolmente migliorato, prevenendo i rischi sopracitati.
Quando si tratta di accordi di riservatezza, il valore probatorio derivante dall’utilizzo dei sistemi avanzati di firma elettronica ne rende l’impiego fortemente consigliabile: questa tipologia di firma infatti viene univocamente assegnata al firmatario, consentendone l’identificazione e l’associazione con i dati sottoscritti. La digitalizzazione del processo di firma permette quindi di tracciare eventuali modifiche successive delle informazioni, proteggendo l’accordo dalla manipolazione, oltre che essere un sistema più facile, veloce, economico, sicuro, conclusivo e sostenibile.
Intesys e Namirial accelerano il processo di digitalizzazione della firma
Per mitigare l’impatto di COVID-19 sul business, Intesys e Namirial uniscono le forze per dare il loro supporto alle aziende con un servizio gratuito di firma elettronica: eSignAnyWhere.
Il servizio è offerto in una speciale versione preconfigurata con una serie di funzionalità standard e sarà gratuito per tutto il 2020. Un’occasione per rispondere alle sfide del mercato attuale e garantire la continuità dei processi aziendali e la loro sicurezza.
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