Gestire le Risorse Umane in smart working ai tempi di Covid-19

Lo stato di emergenza sanitaria degli ultimi mesi ha avuto ripercussioni ben note sulle nostre abitudini quotidiane, sia nella vita privata che in quella lavorativa: siamo stati catapultati improvvisamente in una nuova realtà in cui la parola d’ordine è “distanza”. Questa distanza ha inevitabilmente alterato l’esperienza lavorativa come la conoscevamo prima, ma, come esperta HR, sono certa che potrà essere salvaguardata grazie ad una buona combinazione di comunicazione, ascolto, trasparenza, fiducia e responsabilità.

Convertire un’azienda al totale smart working

Da quando il mondo è stato stravolto da un evento che finora abbiamo visto solo nei migliori film di fantascienza, mi sono trovata a riflettere sul ruolo che dovrebbe avere la funzione HR di un’azienda in questo contesto.
Come tutti sappiamo, le aziende navigano da alcuni mesi nell’incertezza e nella complessità provocata da Covid-19 e dal distanziamento sociale che ne deriva. In tempi brevi, le organizzazioni di ogni settore hanno dovuto prendere le misure e le precauzioni necessarie per la messa in sicurezza dei propri dipendenti, adottando e sperimentando, ove possibile, modalità di lavoro alternative direttamente da casa. Un approccio al lavoro più fluido, che presuppone un equilibrio costante di fiducia e responsabilità tra azienda e collaboratori.

Portare un’intera azienda in smart working significa credere profondamente nei propri collaboratori, nel fatto che “siamo sulla stessa barca e insieme dobbiamo remare”, e allo stesso tempo significa, da parte dei collaboratori, credere nelle scelte dell’azienda, nel fatto che si prodighi per mettere la salute e l’incolumità delle proprie persone al primo posto.

In questo scenario, la flessibilità, la pragmaticità e, perché no, la creatività condizionata, sono gli ingredienti vincenti per far sì che le attività lavorative proseguano per i collaboratori nel modo più lineare possibile, senza grossi scossoni e cercando di metterli da subito a loro agio.

Per le organizzazioni meno preparate con il lavoro da remoto, la conversione immediata e totale allo smart working ha comportato un notevole sforzo organizzativo, evidenziando come la predisposizione di un digital workplace sia cruciale per favorire la diffusione di modalità di lavoro più efficaci e sostenere:

1. la crescita del business,
2. il benessere dei dipendenti,
3. il valore del brand

Si tratta di una nuova dimensione lavorativa, alimentata da un insieme di strumenti e servizi innovativi e slegata dal luogo fisico e dalla propria postazione in ufficio, che ha l’obiettivo di facilitare il lavoro in mobilità e favorire la produttività del lavoro in modo smart.

L’importanza di una comunicazione chiara, tempestiva e trasparente

Termini come “comunicazione” e “condivisione” acquistano un valore sempre più prezioso.

Nel marasma delle procedure, delle informazioni e dell’incertezza che regnano in questo periodo, è buona prassi essere chiari, tempestivi e trasparenti nelle decisioni da comunicare all’intera organizzazione, con aggiornamenti a frequenza regolare e calibrata che consentano alle persone di sapere che la situazione è gestita e sotto controllo, senza diffondere ansia o preoccupazione.

Dialogare con i dipendenti in modo aperto, trasparente e coordinato consente di instaurare relazioni solide e di fiducia che sviluppano un maggiore senso di appartenenza e di collaborazione da parte di tutta l’organizzazione.

A tale scopo, la presenza di strumenti adeguati, come la Intranet aziendale, diventa sempre più centrale in regime di full smart working per comunicare nuove decisioni e diffondere procedure e informazioni utili, che rimangono facilmente accessibili a tutti nel tempo.

Ascoltare empaticamente i dipendenti

In un contesto complesso, in cui persiste l’ansia e la preoccupazione per la propria incolumità e quella dei propri cari, le persone più fortunate, che hanno potuto proseguire il proprio lavoro in smart working devono a loro volta far conciliare i problemi e le esigenze familiari con le nuove dinamiche lavorative.

Se la parte più pragmatica del mio lavoro, legata alle performance e ai risultati aziendali, rimane indispensabile per abilitare il funzionamento delle “Risorse” lavorative, l’aspetto “Umano” oggi non può essere trascurato: ascoltare i propri collaboratori e aumentare il senso di vicinanza possono fare la differenza, alimentando il rapporto di fiducia e il benessere delle persone.

Ho riscoperto l’importanza di un messaggio fine a sé stesso, semplicemente per chiedere “Tutto bene?”. Chiedere come stanno una persona e la sua famiglia non è più un gesto di abitudine e scontato. Stare vicino alle persone e non perdere occasione per sapere delle condizioni di salute di chi sta male, lasciando una parola di conforto a chi soffre, piuttosto che semplicemente ascoltare, acquista un valore inestimabile.

Parte del mio lavoro di questi mesi ha avuto l’obiettivo di entrare in empatia con le persone, accorciando la distanza fisica, anche solo preferendo una videocall, invece di una chiamata, per guardarsi negli occhi e sorriderci prima di affrontare tematiche lavorative.

Questo è quello che rende speciale il mio lavoro e che, con la giusta interpretazione di ruolo, può fare davvero la differenza.

Quello che ci resterà nelle ossa, dopo questo periodo di paura e forte insicurezza sul futuro, saranno l’etica e la delicatezza nel portare avanti le attività e i progetti senza dimenticarsi che siamo risorse “Umane”. Se le aziende sono in grado di dare questa sicurezza e attenzione, tutta l’organizzazione sarà in grado di comprendere che la situazione contingente è una sfida da vincere insieme, ognuno nel proprio campo e con le proprie responsabilità, nel profondo rispetto gli uni negli altri, ma insieme.