Meeting, incontri interni, riunioni: in qualsiasi modo chiamiate questi momenti, chiunque faccia parte di un’organizzazione sa di cosa stiamo parlando.
Il momento in cui ci si siede attorno ad un tavolo per discutere idee, progetti, trovare soluzioni e nuovi spunti.
Ma questi incontri sono davvero sempre efficaci?
I dati dicono di no.
Sembra infatti che più della metà degli incontri a cui partecipiamo siamo poco utili e non produttivi e che vengano vissuti dai partecipanti come una perdita di tempo.
Come possiamo intervenire?
Ci sono alcuni accorgimenti da mettere in campo per evitare uno spreco di tempo e risorse, vediamone alcuni.
Evitare il multitasking: questo sembra essere un aspetto di rilievo per la buona riuscita dell’incontro.
Leggere le email, produrre documenti o fare tutto ciò che non è strettamente legato all’incontro non ci permette di essere sufficientemente concentrati e partecipi.
Se siamo noi a guidare l’incontro dobbiamo assicurarci di avere la piena attenzione di tutti ed invitare i partecipanti a posticipare attività non legate alla riunione.
Pianificare: i punti oggetto dell’incontro devono essere stabiliti prima e vanno rispettati. Arrivare preparati ci aiuta a non perdere il focus sull’obiettivo della riunione.
Coinvolgere: mantenere un tono di voce adeguato e uno stile vivace aiuta a mantenere alta l’attenzione.
Essere brevi: un incontro che si protrae troppo a lungo è destinato ad essere fallimentare.
Darsi un tempo massimo e rispettarlo è importante per una comunicazione efficace.
Limitare gli inviti: troppi partecipanti non permettono il buon fluire dell’incontro e la produttività .
Quando preparate gli inviti chiedetevi se tutte le persone che volete coinvolgere sono davvero necessarie per l’obiettivo che vi siete posti.
Se mettiamo a confronto l’efficacia dei meeting che si tengono con conference call telefonica e quelli che si avvalgono dei servizi di videoconferenza, emerge immediatamente il vantaggio che ci offre la videoconference.
L’utilizzo dei servizi di videoconferenza si è rivelata infatti una scelta vincente per quel che riguarda l’ottimizzazione degli incontri.
Possiamo immaginare come la videochiamata, rispetto alla semplice conference call telefonica, sia in grado di abbattere in modo considerevole la percentuale di utenti che si dedica ad altre attività durante l’incontro (multitasking) e di quando sia fondamentale il contatto visivo per evitare che gli utenti “non fisicamente presenti” si sentano poco incoraggiati a partecipare attivamente all’incontro.
I dati in questo senso sono molto chiari e fanno emergere quanto sia possibile sfruttare al meglio i servizi di videoconferenza per rendere i nostri meeting il più possibile utili e produttivi e mettere in pratica i suggerimenti che vi abbiamo fornito.
Se vuoi saperne di più, contattaci!
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