La scorsa settimana abbiamo parlato di come, con l’introduzione dell’obbligo della fattura elettronica per le PA, sia di fatto iniziata l’era della digitalizzazione. Oggi entriamo nel dettaglio.
La digitalizzazione non è solo un nuovo formato di documenti. La digitalizzazione è un nuovo modo di lavorare.
Partiamo dalla definizione. Digitalizzare significa creare automatismi, far dialogare sistemi informatici tra loro, togliendo inutili attività di imputazione di dati alle persone e facendo si che il documento non sia più solo la rappresentazione ferma di un dato, ma una parte di un processo di scambio automatizzato e fluido.
La digitalizzazione abilita le nostre organizzazioni ad interoperare, mette in comunicazione i nostri sistemi demolendo la barriera fisica rappresentata dai documenti tradizionali. Il fatto che lo faccia per imposizione di legge e per volontà spontanea delle persone, come abbiamo raccontato nel precedente post, imprime una potenza di espansione senza pari alla diffusione di questa nuova possibilità .
Considerando che in un rapporto tra aziende o tra enti la fattura è solo un documento, è solo una piccola parte di un flusso di lavoro e precisamente è l’ultima parte, la fine di un percorso, ci accorgiamo che la fatturazione elettronica non è niente se confrontata con quanto possiamo realmente fare. Ecco che allora la nostra indicazione è quella di approfittare di questo cambiamento e digitalizzare quanto più ci è possibile tutto il rapporto che intercorre tra le parti.
E’ da diversi anni che progettiamo e realizziamo la digitalizzazione di interi flussi, come ad esempio il più comune e tradizionale ciclo dell’ordine/pagamento, oggetto di tanti studi e approfondimenti fin dal lontano 2006 da parte del Politecnico di Milano.
I benefici in termini di risparmio e di efficienza sono ormai noti da moltissimi anni, ma la diffusione delle procedure digitalizzate non è spinta dalle percentuali sul risparmio: è spinta dalla modernizzazione del nostro modo di operare, dalla diffusione delle tecnologie mobili e dalle tecnologie abilitanti, come ad esempio la firma digitale. è spinta dall’immediatezza che ci aspettiamo in tutte le operazioni che facciamo.
Con la tecnologia così pervasiva e sempre a disposizione, tra poco il modo di operare fondato sui documenti tradizionali ci sembrerà lento, troppo burocratizzato e inefficiente. Se vogliamo cambiare velocità la risposta è una sola: prendiamo spunto dalle leggi e slancio dalle abitudini delle persone e digitalizziamo.
La digitalizzazione quindi, spinta da norme e dalla familiarità che abbiamo con le tecnologie abilitanti, crea nuovi modelli operativi, superando la lentezza di quelli pensati per i documenti tradizionali, regalandoci la libertà di realizzare le procedure incentrate sulle persone. Per realizzarla i sistemi informativi devono avere strumenti e visione molto aperti: serve garantire l’interoperabilità tra i sistemi e tra le persone, l’uso di standard applicativi, strumenti social, intranet, portali per clienti e fornitori, librerie documentali condivise, gestione dei flussi operativi, site collaborativi, supporto al lavoro in mobilità , strumenti di ricerca trasversali, tecnologie che abilitino al trattamento di documenti digitali (firme elettroniche e grafometriche, conservazione digitale). Tante abilità e tanti strumenti che richiedono diverse competenze, molte delle quali fortemente presenti all’interno del gruppo Intesys e delle sue specializzate Business Unit.
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