I 5 errori da evitare nella gestione documentale

La rapida crescita dei contenuti, sia in termini di quantità  sia di tipologia, rende necessaria una politica di gestione documentale ma, molto spesso, gli investimenti in questa disciplina sono considerati poco strategici e sono molto limitati o, comunque, non sono visti come prioritari.

Le caratteristiche del mondo del lavoro attuale – fatto di collaborazione, mobilità , diffusione capillare di strumenti e metodi incentrati sul digitale, fino alle vere e proprie imposizioni normative – fanno apparire impossibile che un’organizzazione rinunci ad una gestione dei contenuti digitale pervasiva, estesa, avanzata e centrale nella progettazione dei sistemi, ma molto spesso i progetti hanno budget limitati o sono considerati poco strategici.

Cosa rende un progetto documentale inefficace, non prioritario o di poco valore?
Nonostante gli indicatori di ritorno dell’investimento diano indicazioni a dir poco ottimistiche, che cosa limita i progetti?
Ecco quali sono i 5 principali errori che riscontriamo nei progetti di gestione documentale:

1. Gestione frammentata e circoscritta.
   Le soluzioni di Content Management cresciute spontaneamente nei vari dipartimenti rimangono confinate negli uffici in cui hanno avuto origine. Sono nate per rispondere ad emergenze organizzative e per il bene soltanto degli utenti che le hanno pensate. Questo fa di loro soluzioni limitate, dai benefici circoscritti e creano complessità  architetturali.
   I contenuti esprimono il loro valore solo se disponibili a tutti e ovunque, e solo se facilmente condivisibili stimolano la collaborazione. Un progetto di gestione dei contenuti pensato per una manciata di utenti o per un singolo bisogno nasce già  con questo limite fortemente penalizzante. Senza contare la complessità  e i costi delle architetture cresciute con la logica “ogni bisogno uno strumento”.
2. Mancata connessione con gli obiettivi di business.
   I dati sugli evidenti risparmi di costi e generiche motivazioni di miglioramento dell’organizzazione hanno guidato numerosissimi progetti di gestione documentale ma, se questi non sono stati pensati per raggiungere chiari obiettivi legati al proprio modo di operare sul mercato, è impossibile misurarne gli effettivi ritorni e valutarne il successo.
   E’ difficile che sia assegnato un budget adeguato ad un progetto non legato a misurabili obiettivi; è quasi certo che il suo valore sarà  sottovalutato. Un progetto non pensato in sintonia con il business sarà  rallentato, rimandato o bloccato. Ecco perché tante aziende rimandano questi investimenti fondamentali, semplicemente non riescono a vederne e misurarne i benefici.
3. Gestione limitata ai soli documenti strutturati e “istituzionali”.
   Quando pensiamo ad una soluzione di gestione documentale pensiamo sempre e soprattutto ai documenti “istituzionali”, prime tra tutte le fatture e i documenti amministrativi in genere. Ma noi cosa condividiamo, elaboriamo, consultiamo per tutta la nostra giornata lavorativa? Moduli, report, cataloghi, comunicazioni, news, listini, immagini, presentazioni, certificati… E l’elenco potrebbe andare avanti a lungo, visto che si tratta dell’80% dei contenuti con cui lavora un’azienda. Le politiche di condivisione, collaborazione e sicurezza delle informazioni sono codificate solo per i documenti e le procedure più tradizionali, ma sfuggono al controllo moltissimi contenuti e con loro i nuovi modi e strumenti per operare con essi. Non posso certo aspettarmi grossi investimenti per cercare i PDF delle fatture, unico documento la cui gestione è normata, codificata, uniforme a tutte le organizzazioni e direi quasi scontata.
4. Non assecondare il bisogno di collaborazione, sottovalutare la mobilità  e non porre l’attenzione sulla piacevolezza d’uso.
   Le abitudini e le aspettative degli utenti, che hanno a loro disposizione prodotti consumer abilitanti ai nuovi modelli di lavoro, creano dei bisogni nuovi e le soluzioni disponibili anche gratuitamente sono talmente potenti, accessibili, piacevoli ed immediate che gli utenti tendono ad utilizzarle in autonomia, fuori dal controllo delle politiche e delle strutture IT.
   Perché dovrei rinunciare a sincronizzare i miei file con i miei dispositivi mobili? E perché non condividerli con i colleghi? E con i clienti e con i fornitori? Velocità , semplicità , immediatezza, supporto al lavoro in mobilità ; o risponde l’IT o gli utenti percepiranno i sistemi aziendali come vincolanti, degli ostacoli facilmente superabili dalle applicazioni che hanno già  nei loro dispositivi. L’abilitazione alle nuove forme di lavoro è strategica per l’azienda ed è determinante per un sistema di gestione dei contenuti.
5. Trasformare in digitale le stesse procedure adottate con il cartaceo.
   La gestione documentale già  dal nome porta l’attenzione al documento, ma nell’era del digitale il documento è un concetto da estendere. Il documento è solo un contenitore di dati o un veicolo per determinare un passaggio nelle nostre procedure o una delle tante rappresentazione possibili delle informazioni. Nell’era del digitale le informazioni o i flussi procedurali possono essere contenuti e veicolati in altri modi. Quanti moduli cartacei abbiamo creato per raccogliere le informazioni, magari per poi inserirle in qualche sistema? Perché non farlo in modo più elegante ed efficace, trasformandoli direttamente in digitale? Immaginiamo di sostituire le nostre attuali procedure con l’inserimento di dati in una form web, o attraverso una app, un xml, un OCR o un’automazione di un flusso o ancora con la raccolta di firme grafometriche. I benefici della digitalizzazione stanno nella trasformazione del modello operativo, non nel passare dalla carta al PDF.

Se riconosci, nei punti precedenti, la tua gestione dei contenuti, allora è il momento di ripensarla.

In conclusione una visione globale e consapevole dei contenti con cui operiamo tutti i giorni, una strategia di gestione delle procedure mirata a supportare i nostri obiettivi di business, la trasversale copertura di tutte le procedure documentali, l’attenzione alla mobilità  e alla collaborazione e la digitalizzazione dei processi sono gli elementi di cui tenere conto nella definizione di un buon progetto di Enterprise Content Management. Ovviamente anche la piattaforma e la tecnologia scelte devono tenerne conto.