Nell’era digitale la gestione efficiente dei documenti è diventata una necessità imprescindibile per qualsiasi organizzazione. La gestione documentale non si limita più alla semplice archiviazione di file nel disco o nel cloud, ma richiede un approccio strategico guidato da strumenti di gestione dei documenti (o gestione dei contenuti) opportunamente strutturati. Per superare le sfide che ne derivano e integrare un sistema di gestione documentale in azienda, è sempre più diffuso anche nell’ambito documentale l’utilizzo di elementi componibili, Packaged Business Capabilities (PBC), che racchiudono funzionalità specifiche per semplificare la gestione, aumentare la produttività e accelerare l’innovazione.
Sistemi di gestione documentale: le sfide comuni
Oggi la gestione documentale non è più limitata alla sola archiviazione di file, ma necessita di un approccio strategico che integri la creazione, la memorizzazione strutturata, la ricerca parametrica e la condivisione all’esterno dell’azienda con una fruizione dei contenuti digitali sicura, efficiente e conforme alle normative.
Inoltre, implementare un sistema di gestione documentale può rivelarsi un’impresa ancora più complessa a causa della molteplicità di sistemi presenti sul mercato, ciascuno con le proprie peculiarità e complessità.
Le aziende che vogliono implementare un sistema di gestione documentale si trovano spesso ad affrontare sfide difficili, quali:
Integrare un sistema di gestione documentale con una Packaged Business Capability
La Packaged Business Capability (PBC) rappresenta un’innovazione rivoluzionaria nel panorama della gestione documentale. Come illustrato nell’articolo Architetture IT: cosa significa scegliere un approccio componibile, la PBC si configura come una componente software pre-confezionata che racchiude funzionalità di business specifiche, incapsulando la logica e le regole di dominio relative a un processo o un’area funzionale. Questi elementi rientrano nel pattern architetturale delle Composable Architecture, alleato strategico per innovare i servizi aziendali con velocità e scalabilità.
Nel contesto dell’integrazione di un sistema di gestione documentale in azienda, la Packaged Business Capability assume un ruolo chiave nell’astrazione dell’interazione con diversi Sistemi Documentali, fungendo da intermediario “poliglotta” che nasconde le complessità dei sistemi sottostanti e fornisce per tutti un’unica interfaccia semplice e standardizzata per l’accesso, la manipolazione e la gestione dei contenuti digitali.
Funzionamento e astrazione della PBC
La PBC funge da strato di astrazione che potenzialmente gestisce l’interazione con qualsiasi sistema di gestione documentale nel modo richiesto, offrendo allo strato di integrazione un’interfaccia unificata con metodi e nomenclature coerenti.
In questo modo, la PBC della gestione documentale consente di:
- Tradurre le differenze: le applicazioni e i servizi non necessitano di conoscere i dettagli specifici di ciascun Sistema Documentale, semplificando notevolmente il loro sviluppo e la loro manutenzione.
- Standardizzare le interazioni: la PBC propone un’interfaccia coerente per l’accesso ai dati, indipendentemente dal Sistema Documentale sottostante, garantendo uniformità e facilità d’uso.
- Offrire flessibilità: la PBC si adatta potenzialmente a qualsiasi Sistema Documentale, presente o futuro, senza richiedere modifiche al codice delle applicazioni o dei servizi.
Composable Architecture
Nell’ambito delle Composable Architecture, la Packaged Business Capabilities documentale si integra perfettamente come componente del sistema, interagendo efficacemente con altre PBC specializzate, come quelle per la gestione dell’Identity e access Management, la generazione massiva di documenti, l’analisi dei contenuti, la conservazione sostitutiva, ecc.
Questa interconnessione non solo amplifica i vantaggi intrinseci delle singole PBC, ma potenzia anche l’ecosistema aziendale nel suo complesso, evidenziando il valore aggiunto dell’adozione di un’architettura composable.
I vantaggi di utilizzare una PBC nella gestione documentale
Integrare un sistema di gestione documentale tramite l’adozione di una PBC comporta una serie di vantaggi tangibili per le aziende, quali:
La PBC documentale di Intesys, pronta all’uso
Nella complessità odierna dello sviluppo software in ambito documentale, la PBC si configura come una rivoluzione che offre flessibilità e scalabilità alle aziende per semplificare la gestione di documenti, aumentare la produttività e accelerare l’innovazione.
Le aziende possono utilizzare la Packaged Business Capabilities documentale di Intesys (PBC ECM) per facilitare l’integrazione di nuovi Sistemi Documentali e l’adattamento alle esigenze mutevoli del business.
Grazie alla nostra solida esperienza nel settore documentale, i nostri specialisti possiedono una profonda conoscenza di diversi sistemi documentali e delle loro specifiche modalità di interazione. Questo ci ha permesso di sviluppare una PBC documentale che astrae le differenze tra i vari sistemi, assicurando un’integrazione omogenea che supporta l’evoluzione continua dei documentali supportati.
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