Come abbiamo raccontato nei precedenti post, c’è una rivoluzione digitale in corso. Come tutte le rivoluzioni, porta con se opportunità e rischi.
Mai come in questo momento, quindi, si rende necessario affrontare i nuovi progetti con una precisa strategia. In particolar modo i progetti di gestione dei contenuti, visto che il loro impatto nelle nostre organizzazioni è enorme. E visto che i ritmi delle procedure digitali esigono disponibilità di informazioni in tempi rapidissimi e in molteplici nuove modalità , oltre ad aver cambiato la natura di ciò che chiamiamo “documento”.
La nostra esperienza e il nostro modello prevedono precise azioni da compiere prima di intraprendere un progetto di Enterprise Content Management di successo e realmente efficace, riassumibili nella risposta a queste 3 domande.
1) Dove sono oggi i miei documenti?
Un piano di successo inizia sempre con una corretta valutazione del punto di partenza. Dove mi trovo e cos’ho in mano saranno i primi elementi da chiarire. Sarà quindi necessario censire e valutare gli attuali strumenti di gestione dei contenuti ed identificare gli opportuni interventi per migliorarne l’efficienza.
Nelle nostre organizzazioni, i contenuti sono presenti e proliferano a prescindere dagli strumenti con cui abbiamo deciso di gestirli. Sicuramente in questo momento quei contenuti e quei documenti sono da qualche parte. Siamo certi di sapere dove? Abbiamo la piena consapevolezza del perché sono conservati proprio in quel luogo? E cosa comporta? Quali sono i pro e i contro?
Già con una prima veloce analisi, anche nelle organizzazioni che riteniamo più semplici troviamo almeno quattro o cinque repository documentali più o meno funzionali. Nella vostra azienda non è così? Siete molto più snelli? Provate a pensare al File System, alle share di windows, a strumenti specifici per il DAM o per l’ufficio tecnico, al gestionale che archivia le fatture, alle cartelle alimentate dagli scanner, ai dischi fissi dei singoli PC degli utenti, le caselle di posta elettronica organizzate in cartelle e sottocartelle, gli strumenti di file sharing in cloud tipo Google Drive, gli archivi cartacei, la intranet, i documenti del personale, i documenti di office collaboration, il portale con i documenti a disposizione di utenti e clienti… Forse sono anche più di quattro o cinque repository, non vi pare?
2) A cosa mi serve un ECM?
Un investimento si pianifica e si giustifica solo se ci sono miglioramenti misurabili nel modo di condurre i propri affari. Per non cercare budget e sponsor interni motivati solo da una sensazione generica di risparmio e di miglioramento dell’efficienza, è necessario individuare ed elencare gli obiettivi di business che si intendono raggiungere con una strategia ECM. I miei obiettivi dovranno poi essere messi in ordine di fattibilità , rapporto costi/benefici e sarà necessario stabilire una sequenza e una priorità per i progetti, valutando anche le resistenze e i fattori di rischio. Solo così potrò monetizzare le mie aspettative e calcolare un budget di spesa ed un orizzonte temporale per il mio progetto documentale. Diversamente sarà sempre sotto-finanziato e rimandato a tempi migliori.
3) Chi decide come va trattato un contenuto?
Chi decide oggi nelle nostre organizzazione se un determinato file o contenuto può essere tenuto sul cloud pubblico, va condiviso con colleghi o collaboratori esterni, se va protetto o meno? Chi decide l’iter di una procedura? Chi sa quante e quali versioni esistono di un documento? Chi può accedere o prendere in carico gli originali di un dato documento? Chi ne è poi responsabile della scomparsa?
Le tipologie di documenti sono così varie e la loro durata è ormai così effimera che spesso non vengono codificate metodologie di gestione e ogni utente o dipartimento agisce per buon senso o per consuetudine e di propria iniziativa. Molti però sono gli aspetti legati alla gestione di dati e informazioni.
àˆ utile quindi individuare un responsabile (meglio un team multidisciplinare) della gestione dei contenuti, che possa avere una visione il più possibile trasversale e completa, per determinare come gestire le informazioni sia in termini di efficienza organizzativa, perché siano di supporto al lavoro di tutti i giorni, sia architetturale, perché non creino ridondanze, problemi di backup o complessità infrastrutturali, sia infine in termini di sicurezza e privacy.
Adesso sappiamo quali contenuti abbiamo e dove sono depositati. Sappiamo con che tecnologie sono gestiti e possiamo quindi misurarne i limiti e i pregi. Abbiamo anche chiarito come un progetto di ECM può supportare i nostri affari e che ritorni possiamo aspettarci. In più abbiamo individuato le persone che possono valutare i vari aspetti che impattano con la gestione dei contenuti e decidere come trattarli. Non resta che scegliere la tecnologia più performante e il partner per realizzare la nostra digitalizzazione delle procedure documentali.
Buon lavoro ; )
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