Le fondamenta del documentale…

Le fondamenta del documentale… (per non costruire la casa partendo dal tetto)

In Italia per riferirci al mondo dell’Enterprise Content Management parliamo, semplificando molto, di “documentale“. E diamo per scontati moltissimi significati che questa parola porta con sè.

Significati e temi che, in quanto legati alla tecnologia e alla gestione aziendale, sono soggetti a rapide evoluzioni, tanto che il documentale di quando ho iniziato ad occuparmene io si è esteso al punto di trasformarsi in un solido con sempre più facce e oggi contiene moltissime diverse discipline.

Tra le primissime definizioni di questa parola la più chiara e ancora attualissima è: “strumenti e regole atte a creare, distribuire, archiviare e ricercare documenti e contenuti in genere“.

Già  allora, a partire da questa frase, potevo raccontare qualcosa, sottolineando ad esempio che non si trattava solo di una applicazione software, ma di una disciplina con regole e con metodi. Spiegando che era uno strumento a supporto della produttività  delle persone e non un semplice archivio dove riporre le cose una volta terminato il loro utilizzo. E ancora potevo dire che, nel mondo dell’informatica, il documento era qualcosa in più rispetto al pezzo di carta a cui tutti immediatamente pensiamo. Sono principi ancora oggi validi ed attuali.

Molte cose sono cambiate nella tecnologia, nelle nostre abitudini e nella gestione dei processi aziendali, ma il mestiere primario del documentale è rimasto, nel suo nocciolo, lo stesso. Se vogliamo cogliere i benefici di queste evoluzioni, ciò che conta sono le basi su cui costruiamo il nostro percorso.

Quindi, come riflessione personale, ma consapevole che la centralità  dei sistemi documentali nella nostra cultura organizzativa è stata spesso sottovalutata, invece di guardare solo avanti e parlarvi ancora di digitalizzazione delle procedure (web e social content management, office collaboration, social office application, business process management integrato ai sistemi di gestione dei contenuti, e chi più ne ha più ne metta), ho voluto ricordare quali sono le caratteristiche di primissimo livello di un buon impianto documentale, perchè possa essere una base di partenza solida per le evoluzioni di questa disciplina. Caratteristiche e premesse che diamo spesso, erroneamente, per scontate ed acquisite.

Quali sono le fondamenta del documentale?

Il documentale deve essere uno strato di applicazione posto idealmente tra i sistemi che producono contenuti e chi, a questi contenuti, deve accedere.

Deve essere in grado di raccogliere contenuti eterogenei in modalità  automatica e manuale e deve metterli a disposizione delle persone e, molto importante, anche di altri sistemi, secondo logiche, permessi e viste il più possibile dinamiche ed elastiche.

Ma questo strato applicativo non deve essere visto come un semplice archivio digitale, una cassettiera intelligente in cui infilo un documento e nella quale so che cassetto aprire per ritrovarlo.

Un buon documentale ci mette a disposizione:

• automatismi di acquisizione e classificazione;
• gestione sofisticata e dinamica di regole e permessi;
• diversi strumenti di condivisione per poter bilanciare il rapporto tra sicurezza e necessità  di collaborazione;
• trattamento di tutti i tipi di documenti digitali e analogici (deve poter aggregare file, conservarli, restituire puntualmente le informazioni sia alle persone sia agli altri sistemi con cui è chiamato a interoperare);
• deve poter arricchire gli attributi dei contenuti accedendo a base dati;
• deve essere potenzialmente accessibile a tutti e, il più possibile, un punto di accesso univoco per garantire alle persone rapidità  ed efficienza, riducendo così la frustrazione di dover girare tra più sistemi informatici e fisici per mettere assieme un fascicolo;
• deve poter gestire eventi e cambiamenti di stato dei documenti, in modo da veicolare le informazioni di conseguenza;
• deve tenere traccia e log di ogni evento o azione, deve essere piacevole e pratico da usare per garantire il più alto livello possibile di condivisione della conoscenza.

Insomma, per concludere senza dilungarsi all’infinito, anche nel suo mestiere primitivo ed originario un buon documentale deve possedere una gran quantità  di funzionalità  ed attributi di valore. Visto il lavoro centrale che deve svolgere un documentale, prima di approfondire temi innovativi e dar vita a nuovi progetti, è quindi necessario effettuare un check del livello di maturità  delle soluzioni in uso, valutandole proprio nello svolgimento delle loro funzioni native e basilari.
L’obiettivo, come si dice, è costruire la casa partendo non dal tetto ma da buone fondamenta.

Noi di Intesys Openway, per i nostri clienti, abbiamo scelto di costruire le fondamenta degli impianti documentali e delle nostre procedure di gestione dei contenuti con Alfresco, strumento tra i più evoluti al mondo, che ci garantisce di svolgere tutti i compiti del documentale nel modo più evoluto ed efficace possibile. In tal modo possiamo far fronte ai bisogni che si manifestano in tutti gli scenari presenti e futuri, con la garanzia di essere supportati da una tecnologia che è valutata dagli analisti come “visionaria” ormai da sei anni a questa parte.

Il vostro documentale ha già  assunto un ruolo così centrale e racchiude in sè tutte le abilità  necessarie per costituire un punto di partenza robusto per l’evoluzione verso le procedure digitalizzate e verso i nuovi modelli di lavoro collaborativo? Potete procedere con la costruzione o è necessario consolidare le fondamenta? Se non avete risposte a queste domante, abbiamo strumenti e servizi per trovarle. Noi siamo qui, vi aspettiamo.