Ma cos’è davvero la gestione documentale?

Si sente ciclicamente parlare di “gestione documentale” in azienda e in termini diversi da persona a persona. A differenza della pubblica amministrazione dove l’attività è prettamente “documento centrica” e la gestione documentale si esprime all’interno di binari ben definiti dalla normativa, le imprese private, che sono invece “prodotto/servizio-centriche”, scelgono in maniera diversa quali strumenti e metodologie adottare per gestire i documenti. La gestione documentale infatti è una disciplina che può essere approcciata in diversi modi e a diversi livelli in linea con la tipologia di azienda, con le differenti sensibilità, maturità e abitudini di utenti e gruppi di lavoro e con le diverse disponibilità di strumenti. Approfondiamo meglio insieme questo mondo.

Gestione documentale nella Pubblica Amministrazione

Nella Pubblica Amministrazione la gestione documentale è normalmente istruita in maniera precisa dalle normative in ambito di digitalizzazione oggi emanate da AgID, dove è centrale il ruolo del Protocollo Informatico: la gestione formale dei procedimenti delle pratiche e la sedimentazione dei documenti classificati in base a uno specifico titolario e allocati all’interno di fascicoli tematici, formalismi a favore di standard nazionali a garanzia della trasparenza verso il cittadino.

Molto spesso però, a fianco della classica gestione documentale formale, troviamo anche la presenza di altri archivi contenenti magari documenti di lavoro o altre tipologie documentali di supporto.

Scenari di gestione documentale nel privato

L’azienda privata invece, pur muovendosi all’interno delle normative (vedi firme digitali, conservazione sostitutiva, documenti fiscali elettronici, ecc.) sceglie diversi approcci alla gestione documentale, cercando soluzioni adatte alla propria realtà.

In azienda possiamo infatti trovare scenari di gestione quali:

• contesti di gestione dei documenti ancora fortemente basati sulla carta dove la gestione documentale ruota attorno a stampa, distribuzione manuale e archiviazione fisica su cartelline, faldoni e scaffali;
• contesti digitali governati dagli applicativi gestionali aziendali come ad esempio l’ERP, il CRM, PLM o applicativi ad-hoc, i quali gestiscono la creazione e catalogazione dei propri documenti rendendoli prontamente disponibili a fianco di fatture, contratti, progetti, ecc.;
• metodologie di gestione mediante un’organizzazione dei file su cartelle e sottocartelle nel file system piuttosto che memorizzati su strumenti online come Google Drive, Microsoft OneDrive, ecc.;
• scenari mediante cui si utilizzano appositi strumenti specializzati di DMS (Document Management System), ECM (Enterprise Content Management), CSP (Content Service Platform) che offrono funzioni evolute per la catalogazione, la ricerca, la distribuzione dei documenti, con i quali gestire il ciclo di lavorazione e approvazione tramite processi più o meno automatizzati di condivisione a volte supportati da sistemi di Process Management.

Le metodologie di gestione dei documenti a confronto

Ognuno dei contesti descritti precedentemente ha in realtà dei pro e dei contro, qualche esempio:

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Gestione documentale: quando è inefficiente?

La scelta o meno di un approccio piuttosto che un altro dipende da molti fattori, in realtà capita spesso che nelle aziende convivano contemporaneamente più scenari di gestione dei documenti che magari nascono spontaneamente per l’iniziativa di singoli utenti o uffici. La presenza appunto di più archivi differenti, organizzati a silos autoconsistenti, rappresenta la vera inefficienza di ogni sistema documentale.

In questi casi, dove convivono archivi diversi, le conseguenze possono essere:

Il percorso per una gestione documentale efficiente

I progetti documentali di maggior successo sono promossi direttamente dal management stesso dell’azienda, cosciente del valore che ha il patrimonio informativo e documentale, valore che va quindi custodito e gestito in maniera efficace.
Normalmente il percorso per affrontare un progetto di gestione documentale efficace prevede:

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