Una delle promesse dell’informatica era quella di ridurre o eliminare la carta dalle nostre scrivanie. In realtà, il risultato è stato diametralmente opposto: ogni applicazione, in fondo, continua ad avere come output naturale un report, un documento, una stampa.
In più, l’informatica tradizionale non è riuscita a modificare i metodi di lavoro che, da sempre, restano basati su moduli, modelli e documenti.
Proprio per rispondere al proliferare di documenti e mantenere alta l’efficienza sono nati i sistemi di gestione documentale che, promettendo l’ufficio “paperless”, avevano come obiettivo primario il trattamento di grossi volumi di documenti nel modo più automatizzato possibile e la digitalizzazione dei grandi quantitativi di carta che continuavano ad essere prodotti. L’idea di fondo era convertire in digitale per poter gestire meglio.
Gli obiettivi dei progetti documentali e la spinta ad investire erano così riassumibili:
Obiettivi
- Digitalizzazione dei documenti cartacei
- Acquisizione e classificazione massiva di documenti
- Strumenti di ricerca e correlazione tra documenti
Spinta ad agire
- Problemi logistici legati alla carta (volumi, integrità degli archivi, costo di gestione degli archivi fisici)
- Rapidità di accesso alle informazioni
- Debolezza del sistema “file system/e-mail” per l’archiviazione e la condivisione di documenti
Il simbolo di questa fase è stato sicuramente lo scanner, strumento che rappresentava la trasformazione del documento cartaceo al più “informaticamente” gestibile documento digitalizzato.
Sulla posizione dello scanner si poteva misurare il grado di digitalizzazione di un’organizzazione, lo si poteva trovare alla reception, sintomo di una digitalizzazione del cartaceo fin dall’inizio del processo di gestione, oppure nell’archivio, in quelle organizzazioni che avevano scelto di digitalizzare il documento solo alla fine del suo ciclo di gestione.
A valle di questa trasformazione si sono sviluppate quelle discipline e specializzazioni che partendo dal documento, ora diventato file, potevano gestirne informaticamente altri aspetti più o meno diretti, soluzioni di archiviazione sostitutiva, collaborazione documentale, workflow approvativi.
Questi sviluppi hanno caratterizzato per molti anni il ruolo di noi operatori del mondo del “documentale”, mondo identificato fin dal nome con il documento di cui non è mai stata messa in discussione la centralità.
Oltre il documento: processi orientati alla persona
Adesso che l’informatica non è più solo una tecnologia che produce sistemi di gestione ma è anche indirizzo normativo, un insieme di leggi, progetti internazionali per l’identità digitale, diffusione dell’accesso ad internet, pervasività dei dispositivi smart, cultura della digitalizzazione che pretende la pronta disponibilità e l’accesso alle informazioni slegato dal luogo, dall’orario e dal dispositivo (sia esso una app, un PC, un browser) il ruolo del documento come unico supporto e rappresentazione delle informazioni si è indebolito, è cambiato, e viene per la prima volta messo in discussione.
A titolo di esempio, pensiamo semplicemente alla fattura xml, la sua rappresentazione in un documento è solo uno dei modi possibili per renderne il contenuto di facile lettura e disponibilità alle persone ma non è più necessaria né il modo più efficace per gestirla lato sistemi.
Questo insieme di tecnologie, leggi e cultura rappresenta il terreno in cui si sta affermando la “digital trasformation” che riscrive i metodi di gestione superando i tradizionali modelli fondati sulla carta e sul documento.
Gli obiettivi e la spinta all’investimento non sono più questioni pratiche facilmente identificabili ma sono da ricercare nella nuova visione dei processi informativi che sposta la sua attenzione sulle persone, sui fruitori dei servizi, i quali vogliono interagire con l’immediatezza propria di questo tempo.
Ecco che i nuovi obiettivi perseguono la ricerca di rapidità, facilità alla condivisione, accessibilità, libertà dal luogo fisico, automazione delle attività a scarso valore, superamento della burocrazia propria dei sistemi “documento centrici”, facilità e piacevolezza d’uso.
Va da sé che, per soddisfare queste nuove aspettative, i pilastri su cui deve fondarsi una strategia per la gestione dei processi documentali (anche se il nome a questo punto calza un po’ stretto) sono:
- Tecnologici, per garantire l’aderenza a tutti i nuovi standard e requisiti…
- …e di design delle procedure, per riuscire nell’intento di superare la vecchia metodologia e disegnare le nuove procedure realmente attorno alle persone.
La nostra offerta si basa quindi su un’offerta tecnologica particolarmente evoluta (basata sulle piattaforme di ECM e BPM Alfresco e Activiti) e su una metodologia di analisi e solution design innovativa.
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