Da sempre l’informatica in azienda ci aiuta nella nostra produttività individuale e da molti anni anche a migliorare la condivisione e la collaborazione con gli altri.
Nei primi anni 2000 si affermava la Intranet come supporto alla collaborazione, che era però interpretato come un ambiente estraneo ai processi aziendali, diretto solo alle persone. Poi, con la diffusione del web 2.0 e della partecipazione attiva ai contenuti, in azienda, per definire l’orientamento al coinvolgimento, alla condivisione della conoscenza e allo sviluppo di reti collaborative si inizia a parlare di Enterprise 2.0.
Oggi questa conversazione, iniziata con la Intranet prima e l’Enterprise 2.0 poi, è uscita prepotentemente dalle mura delle aziende. Si rivolge a colleghi, consulenti, clienti, fornitori, potenziali clienti, uniti in una unica rete senza confini, che interagisce a ritmi sempre più serrati, spesso in tempo reale.
Oggi si parla di Social Business, dove il termine Social sottolinea l’estensione della rete di persone che opera attorno ai nostri processi di business, la natura eterogenea degli attori coinvolti e la complessità delle relazioni. Non è, invece, un riferimento al mondo dei Social Network, anche se ne condivide le dinamiche di immediatezza, coinvolgimento e capacità di superare barriere.
Questa estensione delle relazioni e questo aumento di ritmo nella condivisione e collaborazione sta avvenendo spesso in modo spontaneo, grazie alla progressiva digitalizzazione delle procedure e grazie alla disponibilità di tecnologie consumer. Le persone cercano e trovano mezzi e metodi per migliorare la loro efficienza sul modello che adottano per le proprie relazioni personali e spesso con gli stessi strumenti, mentre la digitalizzazione dei contenuti li rende più facilmente sfruttabili in questa ottica.
Anche il Politecnico di Milano, vista l’ampiezza del fenomeno, ha costituito un nuovo osservatorio all’interno del progetto Digital Innovation: L’osservatorio Collaborative Business Application.
L’osservatorio, nato per analizzare il fenomeno ed aiutare le imprese a gestirlo e sfruttarlo al meglio per il miglioramento dei propri modelli operativi, ha reso pubblici proprio in questi giorni i primi risultati degli studi e dei sondaggi sul campo.
Il Collaborative Business Application è una disciplina articolata, una strategia operativa che si sviluppa su più fronti:
- Garantire la comunicazione dentro e fuori dall’azienda.
- Definire dei processi snelli e trasversali a tutta l’organizzazione.
- Automatizzare alcune fasi del rapporto cliente/fornitore.
- Condividere la conoscenza.
- Rendere accessibili le informazioni sulle persone e anche le persone stesse.
- Rendere disponibili i contenuti a tutti e ovunque.
- Poter ricostruire lo storico delle operazioni che hanno determinato le scelte e l’esito degli affari, informazioni che quasi sempre sono nascoste tra le mille e-mail scambiate e le versioni di documenti office e solo a giochi fatti entrano nei sistemi gestionali.
Uno scenario che tocca moltissimi temi che, a guardar bene, hanno però un filo invisibile che li unisce: sono coinvolte Persone, Processi e Contenuti che sono gli elementi centrali di quello che, in modo molto riduttivo, per abitudine, continuiamo a chiamare Gestione Documentale.
Nel nostro report Obiettivi e Strategie per l’ECM fondato su tecnologie “visionary” (come le definisce Gartner), quali Alfresco e Activiti, diamo per scontati concetti fondanti e abilitanti per il Social Business:
- I Site Collaborativi.
- Il Workflow Management.
- La gestione degli archivi personali.
- Il File Syncronization and Sharing.
- Il Social e il Web Content Management.
- La Collaborazione Documentale.
- La System Integration.
Concetti declinati sui più disparati processi aziendali, dagli acquisti, alla qualità , alle vendite, al marketing, alle risorse umane.
La nascita dell’osservatorio sulla Collaborative Business Application e i primissimi risultati delle sue analisi sul campo ci hanno dato una ulteriore conferma che il nostro modello e le nostre scelte tecnologiche, magari a volte più consapevolmente, in particolare grazie al percorso formativo intrapreso con gli analisti di Gartner, e a volte solo grazie alla rapidità con cui abbiamo intercettato alcune indicazioni del mercato, sono orientate nella direzione giusta.
Il nostro approccio, basato sulle 4 azioni descritte nel report e di cui parleremo prossimamente anche in questo blog, unito alla scelta tecnologica della piattaforma Alfresco, fanno di Intesys Openway un interlocutore qualificato per estendere gli orizzonti della Gestione Documentale e con cui progettare il futuro della propria Gestione dei Contenuti anche in chiave collaborativa. Un partner aperto, entusiasta, preparato, tecnologicamente al passo.
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