Perchè una azienda deve investire in soluzioni di Cloud EFSS?

I Sistemi di Cloud EFSS (Enterprise File Synchronization and Sharing) sono soluzioni che consentono all’utente aziendale di conservare, manipolare, condividere e accedere ai dati aziendali tramite un servizio in cloud che li contiene o ne gestisce l’accesso.
I più noti sono Dropbox e Google Drive ma il mercato si sta popolando di diverse soluzioni ciascuna con le sue peculiarità  e vantaggi.

Le Sfide

• Gli utenti aziendali preferiscono servizi di cloud creati per il mercato consumer (es: Dropbox) mentre sono al lavoro, perché più facili da utilizzare e più efficaci degli strumenti tradizionali che vengono messi a loro disposizione dall’azienda.
• Le aziende devono eliminare questa situazione non gestita e creare un posto di lavoro efficiente e moderno.
• Spesso i repository aziendali sono accessibili solo da utenti con PC, ma sempre più spesso gli utenti devono fruirne da altri dispositivi e in mobilità .
• Data la eterogeneità  di soluzioni le aziende non prendono decisioni in attesa di vedere quale soluzione prevarrà  sulle altre, lasciando per adesso l’utente senza una risposta.

Le azioni da intraprendere

• Scegliere un approccio che abbia l’utente al centro
  Una esperienza utente intuitiva farà  in modo che l’utente adotti subito lo strumento. I Sistemi aziendali sono spesso stati guidati dalla tecnologia e non dalla usabilità  o semplicità . Con le soluzioni cloud EFSS esistenti è possibile costruire un ecosistema di servizi attorno all’utente in modo semplice, mascherando la complessità  della infrastruttura retrostante, essendo al contempo più produttivi.
• Focalizzarsi sui benefit aziendali
  Quando una azienda affronta i progetti di EFSS spesso ha un occhio di riguardo verso la sicurezza e la riduzione dei costi.
  Questi progetti invece enfatizzano la produttività  aziendale, l’efficienza di processo, la diminuzione delle stampe e la collaborazione fra colleghi. Sono questi gli aspetti di cui tenere conto.
• Agire Subito
  Le aziende non devono aspettare che emerga una soluzione leader di mercato che stabilizzi l’offerta per decidere come procedere, ma dare priorità  a questo tipo di investimenti, iniziando con progetti limitati e di breve periodo ma che porteranno da subito efficienza.
• Accesso in mobilità 
  I futuro del lavoro è in mobilità . Le aziende devono preferire soluzioni che consentano l’accesso ai dati da dispositivi mobili, con la stessa praticità  e sicurezza che l’utente ha all’interno dall’azienda.
• Federare i dati aziendali con quelli presenti presso Cloud Storage esterni
  I Sistemi di Cloud EFSS possono rappresentare una buona soluzione temporanea per alcune esigenze aziendali, ma prima o poi si rende necessario gestire assieme i dati aziendali preesistenti che sono solitamente presenti nei repository tradizionali. Sono quindi da preferire quelle soluzioni che consentano di dare una visione unica dei dati, indipendentemente dal fatto che siano localizzati nel cloud o presso l’azienda.
• Tenere traccia dell’accesso e utilizzo dei dati
  Nel momento in cui i dati sono maggiormente distribuiti, disponibili e accessibili diventa fondamentale tenere traccia di vi accede, di chi li modifica o cancella.

Il Chief Security Officer deve lavorare con il CIO per definire il perimetro di utilizzo dei dati e come ciascun utente vi può accedere.

A seconda delle esigenze si potranno adottare tecnologie volte a:

1. Proteggere l’uso dei dati, con tool di DRM (digital right management) o tramite semplice criptazione dei dati.
2. Proteggere il dato all’esterno dell’azienda, ad esempio cifrandolo prima di caricarlo in cloud.
3. Cloud DLP (Data Loss Prevention), per evitare che il Cloud Storage sia usato per esportare i dati da parte di dipendenti disonesti.
4. Integrazione con il directory aziendale o definizione di un Sistema di IDM (Identity and Access Management).
5. Logging e monitoring delle attività .
6. Backup periodico dei cloud data per conformità  normativa o certificazione.
7. Statistiche sull’utilizzo dei dati

In conclusione adottare una soluzione di Cloud EFSS è importante per le aziende che vogliano eliminare la confusione di soluzioni personali adottate dai dipendenti a favore di un sistema scalabile, sicuro, univoco per la gestione e collaborazione dei contenuti aziendali, mantenendo gli standard di semplicità  d’uso e sicurezza a cui gli utenti sono abituati.