Abbiamo parlato spesso del cambiamento che gli strumenti digitali possono apportare al nostro lavoro. Abbiamo detto che il compito della gestione documentale non è più quello di trasformare la carta in PDF a parità di procedure ma che, con la digitalizzazione dei processi, è possibile superare la lentezza e la farraginosità dei modelli operativi troppo burocratizzati pensati per la carta.
Ma cosa significa questo nel nostro lavoro quotidiano?
Con questo articolo descriviamo un caso pratico di completa digitalizzazione di una procedura documentale così che, chi ne può direttamente beneficiare, possa identificarsi e cogliere le potenzialità di questo cambiamento.
L’organizzazione per cui abbiamo realizzato questo progetto è una Università che ha evidenziato una scarsa efficienza nell’iter di proposta, visto ed approvazione di tutti i documenti da sottoporre ad autorizzazione da parte dei dirigenti e del Direttore Generale.
Un meccanismo apparentemente semplice di redazione di un documento da sottoporre a due livelli di approvazione che, moltiplicato per la quantità dei documenti e la distribuzione in diverse sedi degli attori coinvolti, gestito con i tradizionali modelli cartacei creava lungaggini e fastidiose incombenze per figure apicali dell’organizzazione, quando non veri e propri blocchi e disservizi.
In questo scenario abbiamo previsto di immettere direttamente nel sistema i documenti redatti con strumenti informatici e, attraverso un workflow, poterli sottoporre al visto presentandoli ai dirigenti in una scrivania virtuale: una interfaccia web che permette di visualizzarli, richiederne la revisione o visitarli e inoltrarli alla Direzione Generale per l’approvazione definitiva. Anche il Direttore Generale, dalla sua postazione virtuale, può visualizzare ed esaminare i documenti. Può svolgere anche attività massive in modo che, con una sola operazione di firma, al termine, può processare tutte le richieste già prese in esame.
Il successo del progetto sta tutto nella digitalizzazione dell’intero ciclo di vita delle informazioni, senza che queste passino mai dalla forma di documento cartaceo, attraverso tutte le fasi: dalla redazione, al visto, fino alla pubblicazione sui portali dopo l’approvazione.
Un sistema documentale come Alfresco – con le sue interfacce progettate per la collaborazione documentale, l’integrazione di sistemi di firma digitale tecnologicamente sofisticati ma di semplice utilizzo per gli utilizzatori e la progettazione con la dovuta attenzione per l’ergonomia, l’usabilità e la funzionalità – imprime all’intera procedura le caratteristiche di automazione, immediatezza, semplicità proprie della digitalizzazione, portando misurabili ed evidenti risparmi di tempo e migliorando l’efficienza.
Il risparmio di tempo e l’efficienza arrivano in molti casi ad essere di due ordini di grandezza, da giorni a minuti. Non più inservienti che spostano carta da un ufficio all’altro in attesa di firme autografe, ma flussi automatici con approvazioni istantanee, anche in mobilità.
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