Think Orange before you print

Molti messaggi di posta che riceviamo si chiudono con il consiglio di pensare all’ambiente prima di stamparli e non possiamo che essere d’accordo ma, occupandoci di document management, vorremmo aggiungere qualcosa oltre alla motivazione ecologica su come utilizzare meglio la posta elettronica.

La mail è uno strumento di lavoro versatile, immediato, disponibile a tutti e che tutti abbiamo sotto mano ogni giorno. Per questo ne facciamo un larghissimo uso.

Più immediata e comoda di una telefonata, più efficace di un client per la messaggistica istantanea: non stupisce che, nelle aziende italiane, il più comune strumento di condivisione di documenti sia l’e-mail.

L’e-mail dunque, facile e sempre a portata di mano, svolge moltissimi ruoli. Ma siamo sicuri che sia sempre lo strumento più efficace?

E siamo sicuri che inoltrarla o stamparla, come promemoria o per “pinzarla” ad un documento correlato, sia il modo migliore per usare le informazioni che veicola?

Spesso, le informazioni contenute nelle e-mail sono attinenti ad una pratica, ad una transazione o a uno specifico progetto. àˆ corretto, quindi, che queste informazioni rimangano nella nostra casella di posta o stampate sulla nostra scrivania, o sarebbe preferibile poterle inserire in un sistema che le correli al processo aziendale di cui fanno parte?

Visto che la nostra soluzione documentale si chiama Orange ECM, il celebre “think green” diventerà : “think orange before you print”.

Di seguito 4 esempi in cui si evidenziano alcuni limiti della posta elettronica e come risolverli “pensando Orange”:

1. Collaborazione alla stesura di un documento

Utilizzare l’e-mail per chiedere ad un collega di correggere o commentare un documento che mandiamo in allegato è un gesto immediato, che compiamo tutti i giorni, che ha come conseguenza minima di trovarci una catena di messaggi di posta con varie versioni del nostro documento. àˆ facile perdere il controllo di quale sia la versione approvata o di non riuscire a risalire a chi ha fatto quali interventi sullo stesso.

“Pensare Orange” significa avere a disposizione semplici workflow approvativi, il check-out e il blocco dei documenti in lavorazione, la gestione delle versioni e altri strumenti di office collaboration.

2. Archivio di informazioni

Per quanto ci si sforzi di classificare la posta elettronica ed organizzarla in cartelle e sottocartelle, non otterremo mai una archivio efficace per ricercare e riutilizzare le informazioni e, in ogni caso, in questo modo non riusciremo a condividere e associare le informazioni nel modo corretto. Senza contare il rischio di perdita dei dati e il costo, in termini di spazio, che questo sistema comporta.

“Pensare Orange” significa poter archiviare una sola volta un messaggio, magari in PDF per averne una comoda anteprima, indicizzarlo e renderlo disponibile ad un gruppo di lavoro, correlarlo ad una pratica o ad un documento e ritrovarlo quando serve senza doverlo cercare.

3. In sostituzione dei documenti formali

I ritmi sempre più serrati delle nostre transazioni e interazioni hanno consolidato l’abitudine di racchiudere in un semplice messaggio di posta contenuti di carattere gestionale: la conferma di un ordine, il cambio di una data di consegna o addirittura la gestione di interi processi, come per esempio la gestione di un reso, vengono interamente veicolati da scambi di e-mail sfuggendo a qualsiasi procedura e rendendo difficile il reperimento e la tracciatura delle informazioni a distanza di tempo.

“Pensare Orange” significa poter far partire processi gestionali dalla ricezione di una mail o archiviare un messaggio di posta e classificarlo per il documento che rappresenta e non come semplice corrispondenza, o poterlo correlare ad un documento gestionale o, ancora, archiviare l’allegato e non la mail se questa è solo il mezzo di spedizione.

4. Come strumento di distribuzione delle informazioni

Apparentemente l’e-mail sembra il metodo più corretto per distribuire rapidamente ad un gruppo di lavoro un documento o una informazione, per esempio inviando un messaggio ad una lista di distribuzione con allegato l’ultimo listino in vigore o la presentazione più aggiornata o l’ultima versione del manuale delle procedure. Ma, oltre alla replica inutile di file che occupano solo spazio e banda di trasmissione, tra qualche giorno o mese come ricercheremo quell’ultimo report aggiornato? Nella nostra casella di posta? Siamo sicuri di ritrovarlo? E di trovare proprio l’ultimo, il più aggiornato?

“Pensare Orange” significa comunicare, anche attraverso l’invio di un link, l’esistenza del documento che vogliamo distribuire senza creare inutile ridondanza di file e occupazione di spazio e banda, così seguendo quel link anche a distanza di tempo troveremo sempre il documento più aggiornato e in corso di validità .

Per questi piccoli esempi e per tanti altri casi, uno strumento di gestione documentale deve svolgere efficacemente i compiti che impropriamente facciamo svolgere all’e-mail e deve essere in grado di integrarsi con la posta elettronica, perché il gesto più immediato da fare quando riceviamo un messaggio non sia stamparlo o inoltrarl,o ma sia di incanalarlo nelle procedure aziendali o correlarlo alla pratica a cui fa riferimento perché sia archiviato, condiviso, salvaguardato e utilizzato nel modo più appropriato.

Una soluzione documentale deve avere la stessa immediatezza, familiarità  e disponibilità  che ha la posta elettronica perché sia veramente efficace e utilizzata altrettanto diffusamente.

Orange ECM è anche acquisizione massiva, data capture e processazione automatica di posta elettronica e PEC. D’ora in avanti quindi Think green Orange before you print