Nel complesso panorama della gestione documentale, il paradigma delle Composable Architecture e le Packaged Business Capabilities (PBC) sono una soluzione versatile e potente per ottimizzare i processi aziendali di interazione con strumenti documentali. Dopo aver esplorato come integrare i sistemi di gestione documentale con le PBC e come un’architettura componibile può rivoluzionare la gestione documentale, possiamo vedere come queste soluzioni funzionano nella pratica illustrando l’efficacia delle PBC ECM, ARCH e SIGN nei contesti aziendali.
Caso di utilizzo 1: accesso unificato ai contenuti grazie alle PBC ECM e ARCH
Ipotizziamo il caso di un’azienda con una presenza globale che utilizza Alfresco per l’archiviazione e la gestione dei propri documenti aziendali nella sua intranet, mentre Sharepoint viene utilizzato per pubblicare e condividere alcuni di questi documenti con i clienti. La diversa gestione di questi due sistemi crea complessità per gli utenti e inefficienze operative.
Implementando le PBC ECM e PBC ARCH, l’azienda crea un’integrazione fluida tra Alfresco e Sharepoint che consente agli utenti interni di archiviare e gestire i documenti solo su Alfresco, mentre i documenti destinati ai clienti e a soggetti esterni verranno automaticamente pubblicati su Sharepoint. Questo processo è completamente trasparente per gli utenti, grazie all’interazione tra le due Packaged Business Capabilities che gestiscono l’archiviazione e la pubblicazione dei documenti.
Tra i vantaggi di cui l’azienda potrà beneficiare grazie all’utilizzo delle PBC ECM e ARCH troviamo:
- Migliore efficienza: semplificazione del flusso di lavoro con la gestione automatica dei documenti tra Alfresco e Sharepoint.
- Esperienza utente ottimizzata: gli utenti interni possono lavorare in un ambiente unificato e sicuro, senza preoccuparsi delle differenze tecnologiche dei diversi sistemi.
- Maggiore collaborazione: i clienti hanno accesso facile e diretto ai documenti condivisi, migliorando la collaborazione e la loro soddisfazione.
Caso di utilizzo 2: gestione documentale integrata per un’azienda Utility grazie alla PBC ECM
Ipotizziamo il caso di un’azienda Utility che produce una varietà di documenti contrattuali e di servizio per i propri clienti tramite diversi sistemi di gestione documentale e in momenti differenti. Grazie alle Packaged Business Capabilities e alle logiche delle Composable Architecture, questi documenti vengono archiviati in maniera uniforme sia all’interno di un ECM (Enterprise Content Management), sia all’interno di un Enterprise Storage System.
La PBC ECM interviene svolgendo le seguenti funzioni chiave:
Tra i vantaggi di cui l’azienda potrà beneficiare grazie all’utilizzo della PBC ECM:
- Efficienza operativa, riducendo il tempo e gli sforzi necessari per gestire e recuperare i documenti.
- Consistenza dei dati, assicurando che i documenti siano archiviati in modo uniforme e coerente.
- Miglioramento del servizio clienti, facilitando l’accesso rapido e accurato alle informazioni necessarie per rispondere alle richieste dei clienti.
- Scalabilità, supportando la crescita dell’azienda e consentendo una gestione documentale scalabile e robusta.
Caso di utilizzo 3: integrare il processo di firma digitale per aziende di servizi per l’impiego con la PBC SIGN
Ipotizziamo il caso di due aziende operanti nel settore dei servizi per l’occupazione. Sfruttando la Packaged Business Capability di firma digitale (PBC SIGN), potrebbero semplificare e uniformare il processo di firma dei contratti attraverso le seguenti funzioni:
- Nel caso di firma dei contratti di lavoro, l’azienda che utilizza uno o più provider di firma digitale integrati tramite PBC SIGN può inviare i documenti ai provider in modo automatico, assicurando che tutti i contratti seguano lo stesso flusso di firma e riducendo la complessità e i tempi di gestione. Il processo di firma digitale viene gestito dalla PBC SIGN in maniera automatica, garantendo efficienza, sicurezza dell’esecuzione.
- Nel caso di firma di documenti contrattuali con i partner commerciali, l’azienda utilizza la PBC SIGN assicurando che tutti i contratti siano correttamente archiviati e facilmente accessibili, secondo un processo centralizzato e controllato. La firma digitale attraverso la PBC SIGN garantisce la sicurezza e l’integrità dei documenti e riduce i tempi di gestione dei contratti, migliorando la comunicazione tra l’azienda e i partner commerciali e facilitando la collaborazione.
Tra i vantaggi di cui l’azienda potrà beneficiare grazie all’utilizzo della PBC SIGN troviamo:
- Efficienza e semplificazione, riducendo il tempo e la complessità associati alla gestione e alla firma dei contratti.
- Uniformità e standardizzazione, assicurando che tutti i contratti seguano gli stessi standard e procedure.
- Sicurezza e conformità, garantendo che tutti i documenti siano sicuri, conformi alle normative e facilmente verificabili.
- Miglioramento della collaborazione, facilitando la comunicazione e la collaborazione con dipendenti, clienti e partner commerciali.
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