Workflow documentali: cosa sono e con che strumenti si realizzano

Alfresco e Activiti: l’accoppiata vincente per l’integrazione tra BPM ed ECM

Tanti ne parlano. Ma cosa sono esattamente il BPM e il Workflow?

La gestione documentale si è trasformata: ieri si trattava di digitalizzare documenti, oggi di digitalizzare interi processi e flussi di lavoro. Tra i vantaggi della digitalizzazione dei processi c’è l’introduzione di automatismi e di attività pilotate dai sistemi e per questo il Workflow Management è diventato un tema centrale in tutti i progetti di gestione documentale. Ecco perché oggi tutti i fornitori di documentali affiancano alle loro soluzioni sistemi, più o meno evoluti, per la gestione dei processi ed è per questo che sentiamo parlare ormai tutti i giorni di Business Process Management.

Con questo articolo ci proponiamo di fare chiarezza su due termini spesso usati come sinonimi:

Workflow Management e Business Process Management (BPM)

anticipando alcuni argomenti trattati nella Guida alla Gestione dei Processi, un supporto semplice per conoscere gli strumenti e i metodi per affrontare in modo organico i progetti di gestione dei flussi. Troverete anche due esempi pratici per approfondire l’uso di Alfresco e Activiti, le piattaforme Open Source più diffuse per realizzare l’integrazione tra processi e contenuti.

Le definizioni

Sia Workflow sia BPM si riferiscono a sequenze di attività lavorative correlate, ma in differenti ottiche e contesti:

Business Process Management (gestione dei processi di business): è una disciplina che utilizza diversi metodi per scoprire, modellare, analizzare, misurare, migliorare e ottimizzare i processi aziendali. Un processo di business coordina il comportamento delle persone, dei sistemi, delle informazioni, per produrre risultati di business. I processi possono essere strutturati e ripetibili o non strutturati e variabili. La tecnologia è spesso la chiave per raggiungere i risultati, ma non è necessariamente richiesta.

Workflow Management (gestione dei flussi di lavoro): è una gestione che introduce tecnologie in grado di realizzare automatismi nell’esecuzione di determinate azioni e di pilotare l’avanzamento delle attività all’interno di un flusso definito in un processo. Possiamo suddividere i workflow in due categorie:

• Workflow di integrazione: consentono di pilotare processi di business trasversali a diversi software e applicazioni.
• Workflow di automazione: è un approccio alla gestione dei flussi di lavoro che consente di rendere automatiche le operazioni da eseguire.

Partendo da queste definizioni possiamo osservare che:

• Migliorare i flussi di lavoro in ottica BPM non significa necessariamente automatizzare il lavoro manuale. Il miglioramento dei flussi è, invece, un prerequisito che deve precedere l’automazione portata dal Workflow Management.
• Considerare i termini come sinonimi può portare a scegliere tecnologie improprie, non in grado di garantirci il raggiungimento dei risultati di performance desiderati.
• I flussi di lavoro impliciti all’interno delle applicazioni software non sono paragonabili alle tecnologie di gestione dei Workflow, che sono in grado di esplicitare i flussi e spostare il controllo al di fuori delle applicazioni per migliorarne il controllo, la possibilità di modificarli e la visibilità (molto importante anche ai non utenti delle applicazioni).

Per riassumere:

• Il BPM è la disciplina che ci permette di rivedere come il processo è implementato al fine di individuare le strozzature, le lacune, le inefficienze, le eventuali procedure obsolete. Tratta di modellazione, analisi, benchmarking, simulazione e ottimizzazione come mezzo per migliorare l’agilità operativa.
• Il workflow management è l’insieme di tecnologie che permette di inserire le automazioni e i controlli dove necessario per il miglioramento dei flussi. L’automazione del flusso di lavoro lo rende più veloce, ripetibile e monitorabile.

Come si deve procedere nell’affrontare un progetto?

Un’iniziativa sui processi dovrebbe iniziare guardando a come un processo può essere migliorato senza considerare da subito la tecnologia (ad esempio, eliminando procedure obsolete o passaggi ridondanti e eccessivamente burocratizzati).

Già questo riordino può essere in grado di fornire notevoli miglioramenti. Il passo successivo è inserire una tecnologia per coordinare meglio le attività umane, pilotando le azioni da eseguire o direttamente automatizzandone l’esecuzione.

In ottica Digitalizzazione gli automatismi possono essere estesi a ampi segmenti del flusso, in modo da eseguirlo senza presidio umano o invitando a partecipare direttamente ai nostri processi utenti esterni (clienti e fornitori), attraverso l’apertura di specifici canali (portali, APP, interscambio con formati standard tipo xml…). A questo proposito risulta fondamentale e strategico dotarsi di piattaforme abilitanti come appunto Alfresco e Activiti.

Il primo step è supportato dalla disciplina del BPM, il secondo dagli strumenti di Workflow Management: i due strumenti sono complementari e devono essere utilizzati in sequenza, perché automatizzare un processo non ottimizzato lo rende veloce e ripetibile ma non lo migliora.

Quali sono i tipi di processo che possiamo analizzare e gestire?

 Quali sono i prodotti a supporto di queste discipline?

Per dotarsi di un prodotto che copra le esigenze sia di BPM sia di Workflow Management, la scelta deve essere orientata alle BPM Suite: piattaforme a supporto dell’intero ciclo di vita della gestione dei processi (dalla prima analisi, alla definizione e progettazione, attuazione, monitoraggio, fino ai cicli di miglioramento continuo). In virtù poi del fatto che quasi tutti i processi sono rappresentati e supportati da documenti come moduli (processi Form-driven), documenti da allegare, raccogliere o ricercare (Processi di attraversamento, collaborativi, di navigazione, di filiera) e report (case management), un requisito chiave è l’integrazione tra BPM e la gestione di documenti e contenuti.

Di qui la grandissima forza dell’accoppiata vincente Alfresco / Activiti che, oltre ad integrare nativamente l’ECM al motore di BPM, offre i vantaggi tipici dell’Open Source facilitando l’interoperabilità tra sistemi (vitale nei workflow di integrazione e nei processi di attraversamento), l’accessibilità alle informazioni, il supporto alla mobilità, facilitando la trasformazione delle procedure in ottica di digitalizzazione. Non da ultimo, riduce gli investimenti, in alcuni casi anche drasticamente, rispetto ai prodotti concorrenti.