Come la intranet può agevolare lo smart working

Mentre la situazione di emergenza evolve e con essa si acuiscono le disposizioni in tema di salute e di sicurezza, al pari dei singoli cittadini, anche le imprese sono chiamate a dare il loro contributo nella lotta alla diffusione del contagio: in poche parole, far restare più dipendenti possibile in casa al sicuro.
In un contesto di distanza fisica dei membri di un’organizzazione, in cui non è fattivamente possibile fare i classici allineamenti quotidiani, le tradizionali riunioni, gli incontri con i clienti, né tanto meno le amate pause caffè, la intranet aziendale diventa ancor di più un luogo virtuale strategico di aggregazione, in cui condividere le informazioni e unire i dipendenti.

Lavorare da remoto grazie alla digitalizzazione

Lavorare da remoto oggi può essere non solo fattibile, ma anche agevole: la digitalizzazione della work experience, infatti, ha favorito la nascita di strumenti evoluti che sostengono le modalità di lavoro in smart working, andando incontro alle esigenze logistiche degli individui e alla necessità delle aziende di garantire la produttività del lavoro e delle risorse umane.

In questi giorni sono molte le esigenze a cui lo smart working offre una risposta, consentendo a molte aziende di rimanere operative, tra cui:

• accedere da remoto alle risorse aziendali;
• comunicare e collaborare in modo immediato ed efficace con colleghi e clienti a distanza;
• lavorare in cloud, favorendo la collaborazione a distanza e la condivisione di informazioni in piena sicurezza e affidabilità;
• raggiungere clienti e interlocutori in videoconferenza.

Nella miriade di strumenti disponibili, che nel caos dell’emergenza attuale si è stati costretti a introdurre rapidamente, la intranet diventa l’hub strategico in cui integrare i molteplici tool per favorirne l’accesso in modo agevole, coordinare i dipendenti, facilitare la collaborazione e garantire costantemente l’informazione, anche da remoto.

Il ruolo della intranet nel favorire lo smart working

In un contesto di smart working forzato, in cui la comunicazione diretta vis à vis tra colleghi è ridotta, le intranet sostengono le funzionalità aziendali a supporto della comunicazione e dell’operatività individuale, ottimizzando i processi interni e aumentando la collaborazione tra i dipendenti. La intranet diventa quindi una struttura fondamentale per abilitare lo smart working in azienda.

Le intranet aziendali moderne (o digital workplace) si sono evolute infatti in ambienti digitali per l’aggregazione di informazioni e servizi e l’erogazione di funzionalità per i collaboratori, permettendo di semplificare:

• l’accesso alle applicazioni tramite un unico sistema di autenticazione (Single Sign On),
• l’accesso e la reperibilità delle informazioni tramite strumenti avanzati di ricerca (Enterprise Search),
• una comunicazione flessibile di carattere istituzionale, collaborativa e procedurale: quest’ultima è molto importante in contesti in cui si introducono nuove modalità operative.

Intranet aziendale: 4 aspetti strategici da non trascurare

In queste settimane molte aziende si sono dovute avvicinare in modo forzato alle modalità di lavoro smart e agile, in cui vengono meno le tradizionali dinamiche della vita lavorativa in ufficio legate ad orari prefissati e alla presenza fisica in sede, e viene dato maggiore spazio all’autonomia dei lavoratori, pur restando vincolati al raggiungimento di obiettivi e risultati specifici: un nuovo modo di concepire il lavoro, in cui la intranet aziendale deve adattarsi alle mutevoli esigenze dei dipendenti. Per farlo è necessaria una progettazione lungimirante e una predisposizione all’evoluzione continua.

Come farlo? Noi vi suggeriamo alcuni aspetti da non trascurare:

1. Ascoltare le esigenze dei dipendenti: indagare e analizzare i bisogni delle persone che saranno i fruitori della intranet è il primo passo per realizzare uno strumento efficace, condiviso e realmente utile. Ciò significa non trascurare la raccolta di informazioni e capire in profondità le dinamiche e le esigenze sottostanti tramite workshop di co-design.
2. Progettare la User Experience (UX): le abitudini degli utenti con gli strumenti digitali continuano ad evolvere e si riflettono sulle modalità delle interazioni lavorative. Per questo, è importante fare uno studio dell’esperienza utente di una intranet e garantire interazioni adeguate e allineate con gli standard odierni. Troppo spesso esistono intranet aziendali in cui tale aspetto viene trascurato, peggiorando l’esperienza lavorativa dei dipendenti e rendendo il loro utilizzo frustrante e controproducente.
3. Digitalizzare i processi aziendali: affinché una intranet aziendale svolga al massimo la sua funzione a supporto dell’organizzazione, è imprescindibile avviare in parallelo un percorso di digitalizzazione dei processi aziendali, finalizzato a semplificare le procedure. Si tratta per esempio di tutti quei processi annessi alla tipica gestione delle attività di un’azienda, ma anche di procedure di gestione delle risorse umane come i sistemi di approvazione ferie, sistemi di ticketing per il supporto dei dipendenti, etc. Quando ciò avviene, la intranet è in grado di orchestrare le varie funzionalità per renderle disponibili ai dipendenti in modo agevole e veloce, migliorando la produttività.
4. Seguire un approccio Mobile-first: grazie alla tecnologia, oggi sempre più dipendenti, primi fra tutti i millennials nativi-digitali, necessitano di modalità di lavoro flessibili, slegate dalla postazione fisica all’interno di un ufficio a favore del lavoro in mobilità tramite molteplici dispositivi, tra cui gli smartphone o tablet. Realizzare una intranet moderna ed efficace significa anche adattarsi a queste nuove abitudini dei collaboratori per aumentarne il loro benessere e la loro capacità produttiva.

Una intranet moderna o Digital Workplace rappresenta un importante alleato strategico per le aziende che vogliono stare al passo con l’evoluzione dei modelli di lavoro, favorendo le performance del business sia nei nuovi scenari dell’operatività ordinaria, sia in situazioni straordinarie, come l’emergenza che stiamo affrontando oggi. In queste settimane, infatti, le aziende stanno facendo una sorta di esercizio collettivo, che potrebbe smuoverle da un concetto di lavoro tradizionale legato alla quantità di ore passate in un posto fisico e ampliare la prospettiva verso un nuovo paradigma di maggiore autonomia e libertà di gestione dei propri obiettivi lavorativi.

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