Se dobbiamo rispondere al volo alla domanda: “quali sono i motivi determinanti per intraprendere un progetto di gestione documentale?”, probabilmente la nostra risposta girerà attorno a generici concetti come:
- Risparmio di costi diretti.
- Aumento dell’efficienza nel reperire le informazioni.
- In alcuni casi, risposta a particolari obblighi normativi.
Queste risposte sono corrette, ma non danno una chiara idea dell’importanza e dell’ampiezza di un progetto di gestione documentale. Di conseguenza, ne limitano la rilevanza in termini di coinvolgimento del management e di budget.
L’errore in cui più frequentemente si cade nell’analisi di progetti documentali è legato alla specificità del caso valutato. Il piano d’azione viene costruito per aree circoscritte:
- Coinvolge ristrette tipologie documentali.
- È diretto a servire il singolo dipartimento “proprietario” del documento.
- Ha come obiettivo generici risparmi (di costi, di spazio…).
Il passaggio necessario per garantirsi la corretta visione è quello invece di:
- Analizzare il processo rappresentato dai documenti.
- Considerare e coinvolgere tutti i settori su cui il processo impatta e tutti gli “utilizzatori” del documento.
- Spostare gli obiettivi dal saving all’innovazione.
L’approccio evoluto alla gestione dei contenuti si ottiene quando la gestione statica degli archivi e delle informazioni diventa digitalizzazione di processo e, sottinteso, ne determina la radicale riprogettazione visti i nuovi strumenti e i nuovi metodi a disposizione.
Perché questo passaggio si realizzi in modo efficace, gli attori che siedono attorno al tavolo di progetto devono necessariamente rappresentare tutti gli interessi toccati durante l’attraversamento del processo: un team multidisciplinare che porti il suo contributo in termini di attese, necessità, vincoli per disegnare lo scenario nella sua interezza.
Per semplificare con un esempio, pensiamo ad una azienda che opera nel mercato B2C e rileva una criticità nella gestione dei contratti con i clienti per via della numerosità delle sottoscrizioni. Secondo i due approcci visti prima potremmo avere due casi così descritti:
Gestione documentale tradizionale | Digitalizzazione di processo | |
Documenti coinvolti | Il contratto | Il contratto, i documenti allegati (documenti di identità, privacy…) le fatture, gli ordini di lavoro scatenati dal contratto, documenti informativi per il cliente, garanzie o altri servizi attivati dal contratto… |
Dipartimenti/utenti coinvolti | L’ufficio vendite | Ufficio vendite, legale, ufficio tecnico, marketing, amministrazione, ufficio qualità, il commerciale, gli utenti/clienti che accedono ai propri documenti via App o portale… |
Obiettivi | Razionalizzazione dell’archivio di contratti/ conservazione di documenti rilevanti nel tempo | Ridefinizione del processo di sottoscrizione on line, automatizzazione della registrazione a sistema del nuovo contratto, pubblicazione lato portale dei documenti del cliente, processo di gestione del contratto sottoposto a workflow, misurazioni e controllo dei tempi di gestione, miglioramento dell’immagine percepita dai clienti, individuazione ed eliminazione colli di bottiglia per accelerare i tempi di fatturazione/incasso |
| GESTIONE DOCUMENTALE TRADIZIONALE |
|---|
| Documenti coinvolti: Il contratto |
| Dipartimenti/utenti coinvolti: L’ufficio vendite |
| Obiettivi: Razionalizzazione dell’archivio di contratti/conservazione di documenti rilevanti nel tempo |
| DIGITALIZZAZIONE DI PROCESSO |
| Documenti coinvolti: Il contratto, i documenti allegati (documenti di identità, privacy…) le fatture, gli ordini di lavoro scatenati dal contratto, documenti informativi per il cliente, garanzie o altri servizi attivati dal contratto… |
| Dipartimenti/utenti coinvolti: Ufficio vendite, legale, ufficio tecnico, marketing, amministrazione, ufficio qualità, il commerciale, gli utenti/clienti che accedono ai propri documenti via App o portale… |
| Obiettivi: Ridefinizione del processo di sottoscrizione on line, automatizzazione della registrazione a sistema del nuovo contratto, pubblicazione lato portale dei documenti del cliente, processo di gestione del contratto sottoposto a workflow, misurazioni e controllo dei tempi di gestione, miglioramento dell’immagine percepita dai clienti, individuazione ed eliminazione colli di bottiglia per accelerare i tempi di fatturazione/incasso |
Riprendendo quindi la domanda iniziale su quali siano i motivi determinanti per intraprendere un progetto di gestione documentale, possiamo articolare la risposta dicendo che è l’occasione per ridisegnare i processi alla luce degli strumenti e metodi propri della digitalizzazione, con i relativi benefici:
- Razionalizzazione e automazione delle attività umane a poco valore.
- Riduzione dei tempi di attraversamento e di evasione delle pratiche.
- Riduzione dei tempi con cui le informazioni e i documenti sono messi a disposizione dei fruitori.
- Possibilità di monitorare, rendicontare e ottimizzare i processi in ottica di miglioramento continuo.
- Miglioramento della comunicazione verso l’esterno (clienti/fornitori).
- Miglioramento della sicurezza in ottica disaster recovery e business continuity.
Il nostro approccio al tema della digitalizzazione di documenti e processi e la scelta di una piattaforma tecnologicamente predisposta per affrontare le criticità proprie dell’attuale rivoluzione digitale ci permettono di allargare l’ampiezza e la profondità dei progetti.
Anche rispondendo a specifici bisogni, progettiamo soluzioni in grado di non rimanere confinate nelle aree in cui sono nate, ma in grado di crescere e cogliere le opportunità e i benefici dei nuovi modelli operativi. Non ci fermiamo al generico recupero di efficienza o alla riduzione dei costi ma cerchiamo di analizzare i processi nel modo più ampio possibile.
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