Viviamo in un periodo in cui le informazioni e i contenuti non possono rimanere a disposizione della sola applicazione che li genera, ma devono essere liberamente disponibili per tutto l’ecosistema applicativo.
Qualche tempo fa, stavo preparando un intervento su come un progetto di gestione documentale debba inserirsi in una Pubblica Amministrazione che possa dirsi al passo con i tempi. Mi capita sotto gli occhi un articolo di Michele Vianello, che fa le sue osservazioni su IO.ITALIA.IT, la piattaforma cittadino-centrica che si ripromette di veicolare tutti i servizi dell’amministrazione verso il fruitore: il cittadino, appunto.
Tra le funzionalità cardine dell’applicazione c’è anche la distribuzione dei documenti e l’autore nell’articolo evidenzia alcune criticità, tra cui:
IO ITALIA dovrà essere legata a tutti i sistemi documentali delle mille P.A. italiane, altrimenti sarà un hub senza strade di collegamento. Anche in questo caso vi posso garantire che i fornitori di gestionali documentali non saranno (non lo sono) entusiasti di aprire i loro codici e utilizzare le API.
Di documenti e archivi si parla ancora quando viene analizzato il servizio di pagamento. Vianello dice infatti:
Come è noto il pagamento conclude, spesso, un qualche procedimento amministrativo. Il pagamento di una multa conclude il procedimento che si è aperto quando ho infranto le regole del codice della strada. Ma, tutto il procedimento dovrebbe essere documentato, atto dopo atto, in un unico fascicolo digitale. Di Comuni, ma non solo, ne vedo molti. Non ne ho trovato fino ad ora ancora uno in cui la piattaforma PAGO PA sia integrata nel sistema documentale. La ricevuta di pagamento, in questo caso, potrebbe essere visibile dalla piattaforma IO ITALIA, ma non risiederebbe nel fascicolo del procedimento.
In questo modo il cittadino non potrebbe esercitare interamente il diritto a partecipare al procedimento che lo riguarda.
Utilizzo, quindi, questi due “alert” ben circostanziati come esempi per concretizzare alcuni punti cardine della nostra offerta e della nostra idea di piattaforma documentale dell’ente “digital ready”.
La scelta dell’Open Source come standard di partenza, l’architettura a servizi aperti, l’indipendenza dei servizi documentali dalle applicazioni di front-end sono alcuni punti caratterizzanti della nostra offerta che consideriamo irrinunciabili.
È fuori discussione che un Ente che voglia rispettare i pre-requisiti per la digitalizzazione debba avere dei sistemi in grado di comunicare e interoperare. Per dirla con Vianello:
noi siamo entusiasti di aprire i nostri codici e di usare le API.
IO.ITALIA rappresenta certamente un esempio puntuale, anche se potenzialmente riguarda tutti gli enti. Il principio però resta immutato per tutti gli ecosistemi applicativi. Il documento, in qualità di rappresentazione del dato, esisterà sempre e sempre dovrà essere archiviato, classificato, aggregato e in scenari di trasformazione digitale reso disponibile ad altre applicazioni, portali, App.
La trasformazione digitale si pone, nella progettazione delle soluzioni, dalla parte del fruitore. Se egli deve accedere alle informazioni, non devono essere presenti – nella struttura degli archivi – silos chiusi di dati o documenti non classificati e non raggruppati.
Per garantire la trasparenza dei flussi informativi, il sistema deve essere organizzato e aperto e le applicazioni devono poter cooperare. Per acquisire, distribuire, conservare e trattare le informazioni, non possiamo prescindere quindi da un sistema documentale, archivistico e di protocollo aperto e trasversale a tutto l’ente.
Riprenderemo queste considerazioni sul nuovo ruolo del protocollo tra documentale e workflow all’interno del webinar “Il protocollo non è un’isola” in programma il 29 giugno.
Attraverso esempi pratici, approfondiremo il nuovo scenario applicativo in cui un sistema documentale deve operare.
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