I sistemi di videoconferenza nell’arco di qualche settimana sono diventati più popolari che mai. Le piattaforme a disposizione sono diverse, molte delle quali gratuite e in largo utilizzo sia a livello lavorativo che personale. La videoconferenza è di grande utilità per supportare la comunicazione interpersonale, ma nel contesto aziendale è bene ricordare che non tutti gli strumenti sono in grado di garantire un adeguato livello di tutela della privacy.
Migliorare la comunicazione a distanza con la videoconferenza
Ora che la distanza fisica è divenuta la nuova prassi e lo smart working forzato fa parte della nostra quotidianità, è più facile guardarsi indietro e rendersi conto del ruolo che la vicinanza tra collaboratori, dipendenti e i diversi stakeholder gioca nella vita dell’impresa. Dagli incontri con i clienti alle quotidiane pause caffè tra colleghi, in ognuno di questi momenti hanno luogo molteplici dinamiche di comunicazione interpersonale che influenzano il modo in cui ci relazioniamo con le persone e apprendiamo sul luogo di lavoro.
I sistemi di videoconferenza sono in grado di fornire un prezioso aiuto nel recuperare, oltre alla comunicazione prettamente esplicita, anche alcune importanti dimensioni di comunicazione non verbale: la gestualità, le espressioni del volto e lo sguardo, per esempio, sono in grado di fornire preziose informazioni sui nostri interlocutori e su come instaurare un dialogo positivo e costruttivo.
Nonostante la distanza fisica, la videoconferenza riesce a dare maggiore naturalezza e spontaneità a molti momenti di incontro della vita aziendale, oltre che abilitare la continuità di attività che tradizionalmente richiedono la presenza delle persone, come gli eventi.
Questi sistemi vanno in questo modo a costituire un prezioso strumento per sostenere la produttività e la continuità del business anche in condizioni di distanza fisica, agevolando la digitalizzazione del lavoro e l’implementazione di modalità di smart working.
I rischi di una videoconferenza non sicura
Se l’adozione di un sistema di videoconferenza diventa imprescindibile per l’uso professionale, è altrettanto importante valutare la sicurezza del servizio a cui si fa affidamento, soprattutto in situazioni come quella che stiamo vivendo attualmente.
Se prima i dati erano protetti all’interno delle aziende, ora si estendono in massa alle reti casalinghe, che non hanno un adeguato livello di protezione aziendale. La sicurezza non riguarda solo le reti, ma anche i dispositivi aziendali stessi: nel passaggio allo smart working molti dispositivi sono arrivati nelle case già “infetti” sul piano informatico, come computer hackerati, che collegati alle reti domestiche mettono a rischio le organizzazioni. Sono quindi le imprese a dover farsi carico della tutela delle proprie informazioni, per esempio adottando una VPN, in cui si crea un canale di scambio dati incomprensibile dall’esterno.
Nei sistemi di videoconferenza non professionali può accadere che la comunicazione sia criptata per l’esterno, ma non per la piattaforma utilizzata. Cosa significa? Che la piattaforma potrebbe potenzialmente ascoltare, registrare e rivendere le informazioni, con tutti i rischi di sicurezza che ne conseguono.
Queste piattaforme sono più vulnerabili e non escludono inoltre la possibilità che utenti terzi possano accedere senza invito ad una conversazione.
Perché un sistema di videoconferenza sia affidabile deve innanzitutto garantire una comunicazione sicura: questo è uno dei motivi per cui i top player mondiali si impegnano per la trasparenza nelle proprie relazioni con le norme e gli interventi del governo e delle società su privacy e sicurezza, come nel caso del Rapporto sulla trasparenza di Google.
Tutelare la privacy con un sistema di videoconferenza professionale
Quando si tratta di dotarsi di un sistema di videoconferenza, le possibilità sono molte: sul mercato sono numerose le piattaforme a disposizione, sia professionali che gratuite. I sistemi gratuiti sono in grado di offrire diverse funzionalità e vantaggi per l’uso privato: tuttavia, quando si parla di utilizzo in ambito aziendale, su alcune piattaforme sono emerse una serie di criticità riguardanti la privacy.
Per tutelare gli interlocutori (sia interni che esterni) dell’azienda e le informazioni condivise in videoconferenza, è fondamentale prestare attenzione alla normativa di privacy delle piattaforme utilizzate a tale scopo.
La piattaforma impiegata nell’attività lavorativa deve garantire sicurezza sotto più aspetti:
- Gestione delle informazioni rispetto a parti terze
- Crittografia end-to-end dei meeting
- Memorizzazione di informazioni personali
- Geolocalizzazione dei partecipanti
- Rispetto delle normative sulla privacy dei dati (GDPR)
L’impiego di sistemi professionali di videoconferenza garantisce sia la qualità che la sicurezza del servizio, rispettando e integrando gli standard sopracitati: in questo modo vengono tutelati sia l’organizzazione internamente che gli stakeholder esterni che interagiscono a distanza con l’impresa.
I sistemi di videoconferenza gratuiti rimangono senza dubbio uno strumento importante per l’utilizzo privato, mentre per l’impiego aziendale è bene investire in un sistema professionale che, oltre a soddisfare le esigenze specifiche a livello operativo, garantisca il rispetto degli standard di sicurezza per l’azienda e gli interlocutori coinvolti.
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