L’Ateneo Veronese ha bisogno di riprogettare la navigazione del proprio portale, gli scopi sono molteplici, quello principale è di aumentare l’awareness e la fruizione di aree attualmente poco visitate o complesse da raggiungere.
La sfida di UNIVR nel riprogettare con gli stakeholder
Per raggiungere gli obiettivi di progetto è necessario un approccio completamente diverso. La sfida principale dell’Ateneo è stata quella di approcciare alla soluzione in modalità nuova e completamente disruptive. L’adozione di metodi innovativi e partecipativi ha consentito in modo sinergico ed efficace, di realizzare un progetto con un consenso univoco.
Abbiamo reinterpretato il bisogno in chiave di Digital Transformation
Il punto di partenza è stata la scelta di un metodo e il relativo utilizzo dello stesso.
La sostanziale differenza rispetto ai progetti precedenti è stata la creazione di un team di progetto interno che ha coinvolto tutti gli stakeholder interni, compresa la proprietà.
Il progetto è stato portato avanti da tutto il team in modo coeso, dedicando una stanza fisica al progetto, la war room.
Attraverso la co-progettazione, il metodo è stato iterato, allargando l’invito anche a tutte le tipologie di target, progettando e testando con successo tutti i prototipi.
Il metodo messo in campo
Mappatura
Abbiamo cominciato con una mappatura di tutti gli stakeholder e del posizionamento dell’Ateneo all’interno della struttura formativa.
Analisi dei bisogni
Identificati i diversi target, abbiamo ricostruito sia i bisogni di business che i bisogno di ogni singolo cluster di utenza, separandoli in bisogni tattici e strategici
War room
Gli spazi comuni sono molto importanti per un lavoro di gruppo, per quello abbiamo utilizzato una stanza comune, la war room appunto, dove tutti potevano accedere e comprendere lo stato del lavoro
Co-progettazione e testing
Abbiamo co-progettato le soluzioni ascoltando tutti gli stakeholder e testandole sul campo
Cultura aziendale
Con i Google Design Sprint abbiamo cambiato l’approccio e la cultura aziendale, abituando le persone a continui momenti di condivisione e lavoro
Service design per il portale di Ateneo
Abbiamo progettato e realizzato il nuovo sito web, dopo un attento studio della user experience, lavorando con metodologie di co-Design con il cliente e insieme a lui abbiamo progettato le interfacce e i prototipi del nuovo portale degli studenti, costruito con una logica di Service Design attorno alle esigenze dei diversi cluster di Stakeholders, re-organizzando i servizi in maniera coerente.
I numeri del progetto
23
giorni di design collaborativo in azienda
6
iterazioni totali nella fase progettuale
12
persone di media in ogni sprint
52
prototipi dinamici realizzati
207
numero interviste (digitali e fisiche)
4
A/B testing sulle interfacce
Il Design come cultura aziendale
Tutta la squadra di lavoro è stata coinvolta nella mappatura e nello snellimento dell’attuale processo di fruizione delle informazioni, creando una cultura di condivisione che ha portato ad un successo comune.
L’ascolto come base per la progettazione
L’ascolto degli utenti, sia interni che esterni, è stato la base solida su cui partire per la progettazione del portale. Questo ha consentito di far emergere e comprendere i bisogni in modo coerente da tutta la squadra di lavoro.
Co-design e spazi comuni
Utilizzando i Google Design Sprint come metodologia applicata siamo giunti alla creazione di un consenso univoco, che abbiamo portato all’interno di uno spazio comune come la war room.
I deliverables prodotti
Abbiamo introdotto la cultura della condivisione
Progettare con e per le persone, facendo comprendere un nuovo modo di interagire e lavorare, totalmente basato sull’empatia personale e spinto alla condivisione di idee di soluzioni e perché no, anche di errori ed attriti.
Ricerca e contesto prima di tutto
Conoscere tutto del nostro utente, che sia interno od esterno, mappare le relazioni tra l’azienda e le persone, comprendere la loro routine e sopratutto intercettare dove si creano momenti negativi che portano a stress e richiesta di aiuto.
Ricerca e contesto prima di tutto
Conoscere tutto del nostro utente, che sia interno od esterno, mappare le relazioni tra l’azienda e le persone, comprendere la loro routine e sopratutto intercettare dove si creano momenti negativi che portano a stress e richiesta di aiuto.
La War Room come “Genius Loci” di progetto
Una stanza unica per discutere e lavorare il progetto. Abbiamo fatto nostro il concetto della “War room”, una sala tattica dove tenere sotto controllo e far evolvere il progetto. Dove analizzare, studiare e trovare soluzioni che hanno consentito di generare quella fase di Design Studio che ha portato alle soluzioni più innovative ed utili al nostro target.
Un altro scopo della War room è stato quello di portare a fattore comune l’importanza del progetto. la stanza era infatti aperta a tutti gli stakeholder interni, in modo da portare contaminazioni di idee.
Una progettazione snella e veloce
Utilizzando sketch e prototipi su carta abbiamo snellito tutto il processo decisionale e le relative interazioni tra una versione e quella immediatamente successiva. Questo ha portato ad una fase di pre-testing e pre-release delle interfacce molto veloce.
Ogni singola iterazione è stata discussa e analizzata sia da tutto il team di lavoro che dagli utenti finali, in modo da avere una fase approvativa completa e coerente.
L’importanza delle interazioni
Utilizzando sketch e prototipi su carta abbiamo snellito tutto il processo decisionale e le relative interazioni tra una versione e quella immediatamente successiva. Questo ha portato ad una fase di pre-testing e pre-release delle interfacce molto veloce.
Ogni singola iterazione è stata discussa e analizzata sia da tutto il team di lavoro che dagli utenti finali, in modo da avere una fase approvativa completa e coerente.
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